Dúvidas de gestão: quando e onde abastecer o veículo da frota?

Quando se fala de gestão de frota, muitos gestores e empresários ficam com dúvidas em relação ao momento e ao lugar ideal para a aplicação do combustível, além de não saberem quais são as recomendações para abastecer o veículo da frota.

Em suma, devemos ressaltar que essa questão é de extrema importância, visto que envolve custos.

Por conta disso, caso o gerenciamento não aconteça corretamente, sua empresa pode passar por situações desfavoráveis, como o gasto excessivo, o desperdício de combustível e até mesmo o prejuízo financeiro.

Quanto à prevenção disso, deve-se realizar uma gestão de frotas eficaz, de forma a garantir que esses custos não ultrapassem o que é realmente necessário e nem causem danos graves à sua corporação.

Para isso, ter um padrão para abastecer o veículo da frota é uma medida necessária, pois o controle faz com que haja organização e planejamento sejam efetivos.

Nesse conteúdo, trataremos sobre a gestão do combustível, para que você saiba quando e onde abastecer o veículo da frota, de forma a economizar.

Acompanhe conosco!

Quais as consequências dos gastos elevados com combustível?

Em síntese, os resultados dos gastos em excesso para abastecimento de combustível podem atingir o seu negócio em várias escalas.

Se a sua empresa depende diretamente dos veículos para cumprir seu trabalho - seja ele uma prestação de serviços ou a realização de entregas - os custos relacionados à frota possuem grande peso.

Por ocorrerem operações de campo todos os dias, o consumo de combustível ocorre com frequência.

O que você deve se atentar é o seguinte: os custos com gasolina, álcool ou diesel - dependendo da categoria dos seus veículos e do modelo de cada um deles - estão ultrapassando o limite do que realmente deveriam ser?

Se sim, o que está causando esse desperdício?

Identificando esses fatores, sua empresa evitará muitas consequências negativas, tais como:

Economia abalada

Como já mencionamos, a falta de controle sobre o abastecimento de combustível pode causar um grave prejuízo financeiro para a sua corporação.

Além de você correr o risco de os próprios motoristas abastecerem no local que desejarem e valor que julgarem necessário, esses também podem utilizar o carro de maneira indevida. 

Assim, eles desperdiçarão combustível em trajetos que não são relacionados ao trabalho.

Por conseguinte, você acabará se deparando com uma má conduta por parte dos motoristas, que por não serem controlados e não existir um controle sobre as despesas, passarão a realizar as operações como bem entenderem.

Perda operacional

De modo geral, a perda operacional é caracterizada pelo alto custo financeiro, ao passo que a produtividade da operação não é proporcional ao esperado.

Em outras palavras, o desempenho está baixo.

Quando o controle de combustível não é realizado, esse insumo passa a ser consumido em uma proporção cada vez maior, muitas vezes impulsionado pela conduta do motorista.

Por conta de todos esses problemas, a sua frota pode passar a ser improdutiva, causadora de muitos gastos e com dificuldade de apresentar resultados.

Se a sua empresa se encontra nesse cenário, você corre um grande risco. 

É hora de organizar as operações, realizar um melhor planejamento e desenvolver uma forma de controlar os custos envolvidos ao abastecer o veículo da frota.

Por que a escolha do local para abastecer é importante?

Resumidamente, pode-se afirmar que quando a escolha dos postos de abastecimento é aleatória,  pode haver um desequilíbrio na economia.

Nesse sentido, sua frota passa a ser vulnerável financeiramente, o que prejudica não só o crescimento da empresa no mercado de trabalho, mas também a imagem da sua marca perante à concorrência e os clientes.

Ademais, a falta de controle do combustível demonstra falta de responsabilidade da gestão da empresa, que não organiza nem ao menos um dos principais insumos relacionados às operações.

A importância de determinar um posto de combustível para abastecer o veículo da frota

Quando você escolhe um local específico para os veículos da frota serem abastecidos, você adquire um maior controle sobre a frota.

Além de gerar um controle sobre esse processo e, por conseguinte, gerar uma maior organização na sua empresa, a padronização do local para abastecimento evita problemas como o uso indevido do veículo.

Por meio da determinação do estabelecimento, você saberá quais são exatamente os pontos de parada dos motoristas, evitando assim que eles parem em postos de escolha própria e pratiquem ociosidade.

Ademais, uma recomendação é escolher o posto - para qual sua frota irá fidelizar - conforme o preço, a qualidade e a distância da sua empresa, dos clientes e do posto em si.

Se não é realizada essa escolha, os motoristas podem ir a postos de gasolina distantes, gastando ainda mais combustível e praticando o chamado “desvio de rota”.

Por fim, vale ressaltar que a padronização do local e do tipo de combustível facilita o registro desses custos, que sempre seguirão um paradigma.

O momento certo para abastecer

Quanto ao tempo ideal, pode-se dizer que o recomendado é que você mesmo - como gestor - realize um planejamento.

Esteja sempre atento ao consumo e preveja a velocidade que o combustível estiver acabando. 

Inclusive, essa é uma forma de supervisionar se o consumo está ocorrendo rápido demais.

Como realizar a gestão de combustível?

Para finalizar esse conteúdo, vamos te dar algumas dicas que te ajudarão a determinar quando e onde abastecer o veículo da frota.

Como já mencionamos, exercer um controle sobre esse processo evita muitas consequências e permite que você tenha um melhor desempenho.

Mas como fazer isso?

O controle é exercido primordialmente pela gestão correta da frota e seus fatores relacionados.

De fato, existem diversas maneiras de realizar uma organização e um gerenciamento, mas nem todas elas garantem exatidão nos resultados e nem vantagens rápidas.

Nesse contexto, os sistemas de gestão de frotas são uma excelente ferramenta para alcançar grandes benefícios rapidamente.

Por meio da ferramenta de controle de custos, você pode lançar todas as despesas com combustível, inclusive registrando no software qual é o local ao qual sua frota decidiu se fidelizar.

Dessa forma, o processo de registro de dados financeiros é simplificado e você mantém a organização.

Lembre-se também de aliar o lançamento de custos à correção dos motoristas, para que o uso indevido do veículo seja extinto.

Assim, todos os problemas são arrancados pela raiz e sua frota poderá ter um estado financeiro estável.

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Tag: combustível, custos, gerenciamento financeiro, gestão de frotas