Como calcular os custos da frota e realizar uma boa gestão?

Você sabe como calcular os custos da frota? Já possui um método para fazê-lo?

De fato, empresas prestadoras de serviço e realizadoras de entregas, ou seja, dependentes de veículos corporativos, acumulam muitos custos, em especial com a frota, que possui diversas variáveis relacionadas.

Sendo assim, é essencial que você tenha um método de calcular os custos da frota. Desse modo, você estará realizando uma boa gestão no seu negócio. 

Lembre-se sempre que os veículos são parte de sua empresa, e o modo que eles são geridos reflete diretamente em sua corporação.

Tecnicamente falando, os custos são analisados por meio do chamado TCO (total cost of ownership), que em português significa “custo total de propriedade”. 

Essa variável é extremamente importante para saber quais são os custos da frota, de maneira integral. É somente assim que a administração financeira pode ser feita de forma adequada.

Neste conteúdo, vamos falar sobre o TCO, isto é, a maneira de calcular os custos da frota, as principais características de uma gestão ideal, e algumas dicas para você aplicar em seu negócio. Confira!

COMO CALCULAR OS CUSTOS DA FROTA: TCO

Para iniciar, vamos te explicar o que é o TCO. O chamado Custo Total por Propriedade, se refere ao total de custos - diretos e indiretos - de uma propriedade ou um sistema.

Assim, como o responsável pela frota, sua análise TCO dos custos deve abranger diversos fatores, já que todos eles envolvem os veículos e as operações realizadas por eles.

Por isso, em sua gestão, você deve levar em consideração os seguintes custos:

• Custos iniciais - planejamento e estratégias;
• Custos de aquisição - em relação aos veículos em si, as peças, e todo o equipamento necessário para a frota/
• Custos de manutenção - envolve todo o processo de revisão, supervisão e manutenção das peças, que deve acontecer periodicamente.
• Custos de otimização - diz respeito aos serviços e/ou produtos adquiridos para potencializar o desempenho da frota, como um software de rastreamento veicular, por exemplo.

Em síntese, o Custo Total por Propriedade é a maneira de calcular os custos da frota. Ele compreende todo e qualquer tipo de gastos relacionados à sua empresa.

Neste contexto, existem alguns fatores que influenciam nesse processo, e por isso, devem ser considerados durante o cálculo do TCO.

Ciclo de vida dos veículos

 

Em primeiro lugar, um aspecto de extrema influência é o ciclo de vida dos veículos. 

Sua importância está no fato de eles estarem diretamente relacionados: é analisando o ciclo de vida do veículo, que se determina o seu custo.

Gastos nas operações dependentes dos veículos

 

Como o TCO envolve os custos de forma integral, os gastos durante as operações - muitas vezes despropositais - devem ser levados em conta.

Para que os seus custos com a frota passem por uma redução, a sugestão é que você identifique o que está acumulando gastos excessivos. Depois, resolva-os, corrigindo a conduta dos motoristas.

Atualizações e melhorias

 

Esses dois termos se referem ao que já mencionamos, que são os custos de manutenção e otimização.

Como vivemos em um mundo globalizado, em especial nos segmentos de prestação de serviços e entregas, e empresas em geral que utilizam frota, frequentemente há atualizações e possibilidades de melhorias no modo como o trabalho é realizado.

Um exemplo disso é a tecnologia, presente em todos os segmentos do mercado de trabalho hoje em dia. 

Portanto, você precisa saber que custos novos aparecerão, principalmente em etapas de transição para o digital (pode-se exemplificar com a assinatura digital, para empresas que realizam entregas).

Portanto, o TCO envolve variáveis diversas, o que apenas reforça a ideia de que: você precisa de um bom método para gerir sua frota!

3 CARACTERÍSTICAS DA GESTÃO DE FROTA IDEAL

Agora que você já sabe o que é o TCO, iremos te apresentar as 3 principais características - indispensáveis e que devem ser colocadas em prática em seu negócio - de uma gestão de frotas ideal. Acompanhe:

1. Organização dos custos e controle de gastos

 

Antes de tudo, você deve proporcionar organização em seu negócio. 

Ou seja, se não há uma pessoa - ou uma equipe, em casos de frota maiores - específica para o monitoramento da frota, para a gestão das operações de campo, e para realizar a análise e o cálculo dos custos da frota, você precisa iniciar escolhendo tais colaboradores e definindo essas funções para cada um deles.

A organização é, de fato, um dos aspectos principais de uma boa gestão.

Por isso, é essencial que você tenha uma maneira de registrar os gastos que envolvem os veículos. 

A nossa sugestão é a utilização de um sistema de gestão de frotas, visto que esse conhece o que a sua empresa precisa e oferece ferramentas específicas para você gerir adequadamente.

O módulo de gestão de frotas do RotaExata, inclusive, possui um painel completo e de fácil usabilidade. 

Além disso, é composto por uma boa plataforma para o lançamento dos custos, e até mesmo a ferramenta para você calcular a média dos custos em determinado período de tempo.

2. Ferramentas que promovem economia

 

A gestão ideal conta com ferramentas especializadas na promoção da economia. É simples e prático: quanto mais produtividade e menos gastos, maior a eficiência do seu serviço!

Também no sistema de gestão de frotas, existem ferramentas como: plano de manutenção, checklist de manutenção e requisições de combustível, cujo objetivo é reduzir os gastos da frota.

Além disso, mesmo o módulo de rastreamento é eficaz nesse processo. Ele promove monitoramento e correção do mau uso do veículo, tornando as suas operações muito mais econômicas.

3. Análise de desempenho e relatórios

 

Por fim, uma boa gestão é caracterizada por análises inteligentes de desempenho.

Para saber como está o andamento da sua forma de gerir, o desempenho da economia e dos custos em geral, é essencial que você tenha relatórios que te mostrem isso.

O sistema Rota oferece relatórios completos, para que você realize esse estudo do período de tempo que desejar.

De fato, é importante ter relatórios para acompanhar o progresso e observar os pontos que ainda precisam melhorar.

Eles são uma forma mais simples de visualizar o desempenho da frota e dos motoristas, bem como eles impactam na área financeira da sua corporação.

Dessa forma, calcular os custos da frota - reduzi-los e analisá-los se torna uma tarefa simples!

Tudo o que você precisa é organização, determinação e um bom sistema de gestão de frotas para te auxiliar!

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Tag: custos, gestão, gestão de frotas, sistema de gestão, sistema de rastreamento