Gestão de frota: como fazer controle de quilometragem?

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O controle de quilometragem é essencial para uma gestão de frota eficiente. Ele não apenas melhora a eficiência operacional, mas também contribui significativamente para a redução de custos e a manutenção adequada dos veículos.

Embora os benefícios do controle de quilometragem sejam claros, monitorar cada veículo não é uma tarefa fácil, o que pode representar um desafio para o gestor. Para superar essa dificuldade, é essencial contar com o apoio de ferramentas tecnológicas.

Mas como implementar esse controle de forma eficaz? Confira algumas dicas para otimizar a gestão de quilometragem da sua frota.

O que é o controle de quilometragem?

Quando se trata de veículos de frota, o controle de quilometragem envolve monitorar as distâncias percorridas por cada veículo em um determinado período.

No entanto, o objetivo desse controle não é fiscalizar o comportamento dos condutores, como muitos podem pensar. Em vez disso, ele busca tornar as operações mais eficientes, reduzir custos operacionais, programar manutenções preventivas e prolongar a vida útil dos veículos.

Ou seja, é uma forma de planejar e acompanhar os gastos e ajustar quando necessário para melhorar as operações.

Por que fazer o controle de quilometragem na gestão de frota?

Existem diversos benefícios ao realizar o controle de quilometragem na gestão de frota. Veja alguns dos principais:

Gerenciamento dos custos

Gerenciar os custos de cada veículo por meio do controle de quilometragem é essencial para determinar o consumo de combustível, o desgaste dos veículos e outros gastos relacionados ao seu uso. Com essas informações, o gestor pode otimizar e planejar os custos da frota de maneira mais eficaz.

Monitoramento

O controle de quilometragem também permite avaliar o desempenho de cada veículo individualmente. Através das informações você irá identificar quais veículos estão sendo mais utilizados, com mais eficiência operacional, quais podem está com algum problema mecânico, entre outros.

Planejamento logístico

O controle de quilometragem é muito importante para empresas que prestam serviço de transporte, pois permite ao gestor planejar rotas mais eficientes, calcular o tempo de entrega entre clientes e distribuir os recursos de forma mais estratégica.

Como realizar o controle de quilometragem?

A forma mais simples e rápida de controlar a quilometragem é observando o hodômetro no painel dos veículos. No entanto, há métodos, como o controle manual detalhado ou o uso de sistemas específicos.

Controle manual: O controle manual é geralmente feito por meio de uma planilha de quilometragem e abastecimento, onde o número do hodômetro deve ser registrado a cada abastecimento.

Além disso, o controle pode ser realizado com checklist de entrada e saída dos veículos. Para garantir a precisão dos registros, é essencial informar aos motoristas a importância de registrar todas as informações corretamente e não omitir dados.

Controle por tecnologia: O controle de quilometragem por sistema é muito mais prático e garante informações mais precisas. Com o rastreamento veicular, é possível monitorar a quilometragem em tempo real, facilitando o controle e a gestão da frota.

Itens essenciais para o controle de quilometragem

Para garantir um controle de quilometragem eficiente na gestão de frota, é importante verificar os seguintes aspectos:

Registro de quilometragem: Manter o registro de quilometragem de cada veículo da frota de forma consistente, seja por meio de planilhas ou de um sistema de gerenciamento. Esse controle deve incluir a data e hora de cada registro, o responsável e as condições específicas do veículo.

Eficiência de combustível: Monitorar a qualidade do combustível é essencial para o controle de quilometragem. Comparando a quilometragem com o consumo de combustível, é possível identificar problemas, como combustível de baixa qualidade. Essa análise ajuda a fazer ajustes, como escolher fornecedores mais confiáveis, reduzindo custos e melhorando a eficiência da frota.

Uso do veículo: Verificar as rotas utilizadas pelos motoristas é essencial para otimizar as operações. Identificar padrões de uso permite garantir que os veículos sejam usados conforme planejado, sem desvios para atividades não autorizadas. Esse acompanhamento melhora a eficiência e assegura que as rotas estejam sendo cumpridas corretamente.

Desgaste do veículo: Acompanhar o desgaste natural dos veículos com base na quilometragem é essencial para programar manutenções preventivas, evitando interrupções inesperadas nas operações e prevenindo o consumo excessivo dos veículos devido à falta de manutenção.

Entre os itens a serem monitorados estão filtros, sistema de suspensão, troca de óleo, fluidos, inspeção de freios e pneus, entre outros.

Evite diversos problemas com o controle de quilometragem

Como já vimos, o controle de quilometragem é fundamental para prevenir diversos problemas relacionados à frota. A seguir, destacamos alguns problemas que podem ser evitados com um controle eficaz:

Custos com manutenção e falhas mecânicas

O monitoramento regular da quilometragem ajuda a programar manutenções preventivas e a corrigir problemas antes que se tornem falhas inesperadas, evitando, custos elevados com reparos.

Consumo de combustível

O controle de quilometragem contribui para a redução de custos com combustível, pois ao monitorar o consumo de cada veículo, é possível identificar padrões e corrigir falhas, seja no comportamento dos motoristas ou na qualidade do combustível. Além disso, o controle permite ajustar rotas para maior eficiência, evitar o uso excessivo dos veículos.

Tenha rotina para fazer a checagem

Tão importante quanto realizar o controle de quilometragem é estabelecer uma rotina de checagem dos veículos. A criação de um checklist detalhado permite definir os itens específicos que devem ser revisados antes e depois de cada operação.

Com isso, aspectos como os níveis de óleo, sistema de iluminação e avisos no painel dos veículos podem ser monitorados regularmente, possibilitando revisões preventivas.

Isso não apenas aumenta a segurança dos motoristas, mas também melhora a eficiência e a confiabilidade das operações, prevenindo falhas mecânicas e evitando paradas inesperadas.

Como a tecnologia ajuda no controle da quilometragem?

Sem dúvida, a tecnologia é uma ferramenta essencial para o controle de quilometragem, e o sistema de rastreamento RotaExata é uma solução completa para monitorar todos os veículos da sua frota, desde a localização até a quilometragem percorrida.

O sistema registra automaticamente a distância percorrida durante toda a operação e permite ao gestor lançar manualmente o hodômetro, aumentando ainda mais a precisão dos dados.

Simultaneamente com a funcionalidade de roteirização, você pode programar os trajetos que seus motoristas devem seguir, garantindo o cumprimento das rotas estabelecidas.

Além disso, o sistema notifica o gestor imediatamente se o motorista sair da rota, exigindo uma justificativa, o que facilita a correção de qualquer irregularidade, mesmo enquanto os motoristas estão em trânsito.

Da mesma forma, o módulo de gestão permite que o gestor planeje todas as manutenções previstas para cada veículo, seja por quilometragem ou por tempo. Isso garante que o gestor saiba quais veículos estão próximos da revisão, permitindo um planejamento eficiente para que as manutenções sejam realizadas sem interrupções.

Adicionalmente, o gestor pode prever os custos de cada revisão, evitando surpresas com valores inesperados e assegurando que todas as manutenções necessárias sejam realizadas dentro do orçamento disponível.

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