Defina o tempo de atendimento por destino

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Em um mundo onde a agilidade é essencial, empresas que buscam excelência no atendimento ao cliente precisam se destacar e definir um tempo de atendimento padrão para cada destino é uma estratégia eficaz para aumentar a produtividade e evitar desperdício de tempo.

Você já parou para pensar quanto tempo é gasto em cada interação?

Neste artigo, mostramos como essa prática pode melhorar sua gestão de frotas. Boa leitura!

A importância do atendimento ao cliente

Oferecer um bom atendimento vai além de resolver problemas; é também uma forma de criar relações duradouras com os clientes.

Além disso, um atendimento de qualidade fortalece a imagem da empresa no mercado. Hoje, com as redes sociais, qualquer experiência, boa ou ruim, pode ser compartilhada rapidamente. Garantir que cada interação seja positiva pode atrair novos clientes e aumentar a confiança na marca.

Outro ponto importante é a retenção de clientes. Manter um cliente fiel custa menos do que conquistar um novo, por isso, investir em um atendimento eficiente ajuda a reduzir custos e aumentar a lucratividade. Uma boa experiência pode ser o diferencial para a fidelidade do cliente e o crescimento da empresa.

Por que definir o tempo de atendimento por destino?

O tempo de atendimento mede quanto tempo seus motoristas passam em um local, seja atendendo clientes ou abastecendo. Isso mostra que esse tempo não é fixo—ele varia conforme diversos fatores, principalmente o tipo de destino.

Observando esses exemplos, você já consegue perceber que o tempo de atendimento não é padrão. Na realidade, ele depende de algumas variáveis, entre elas temos o tipo de destino.

Pense da seguinte forma: se um motorista leva 15 minutos para abastecer em um posto e 30 minutos em outro, essa diferença precisa ser investigada. Grandes variações no tempo de parada para um mesmo tipo de destino podem indicar falhas no processo, desperdício de tempo ou até mesmo má conduta dos motoristas!

É importante lembrar que o tempo de atendimento começa a ser contado assim que o veículo para no destino e só termina quando ele é ligado para seguir viagem.

Definir um tempo padrão para paradas em locais do mesmo tipo traz benefícios diretos em três áreas essenciais: controle financeiro, autonomia dos motoristas e produtividade da frota. Confira a seguir:

Finanças

A definição do tempo de atendimento por tipo de destino está diretamente ligada às finanças da empresa e, por isso, deve ser estabelecida e monitorada pelo gestor de frotas. Diferentes tipos de destino exigem tempos distintos, como:

Mecânicas;
Fornecedores;
Locais de carga;
Locais de descarga;
Clientes.

Agora, pense bem: faz sentido um motorista levar, em média, 30 minutos para descarregar, enquanto a maioria dos outros faz isso em 15? Essa diferença precisa ser analisada para definir tempos de parada adequados para cada tipo de destino.

Cada minuto a mais representa uma oportunidade perdida. Se um motorista demora 20 minutos além do necessário, esse tempo poderia ser aproveitado para outras entregas ou tarefas. Quando essas demoras se tornam frequentes, o impacto nas finanças da empresa pode ser maior do que se imagina.

Uma gestão de frotas eficiente exige organização, e a definição de tempos de atendimento por tipo de destino é essencial para isso. O ideal é que, com o tempo, essa prática se torne parte da cultura da empresa, de modo que novos colaboradores já entrem cientes de que há um tempo padrão para cada tipo de parada.

Autonomia

Definir o tempo de atendimento por tipo de destino também reflete o nível de autonomia que seus motoristas têm nas operações de campo.

Se sua empresa opera em diferentes tipos de destino, é essencial que os motoristas estejam alinhados com os tempos estabelecidos para cada local. Isso permite que atuem com mais eficiência e autonomia, sem comprometer a produtividade.

Garanta que seus colaboradores estejam preparados! Ofereça treinamentos, realize reuniões e forneça as orientações necessárias para que entendam as particularidades de cada destino e sigam os tempos definidos.

Produtividade

Ao categorizar os destinos, você torna as operações de campo mais eficientes e organizadas, garantindo que cada tipo de parada tenha o tempo adequado.

Com isso, tanto clientes quanto fornecedores ficarão mais satisfeitos, pois perceberão a agilidade nos atendimentos, a organização das rotas e o profissionalismo da sua empresa.

Para alcançar esse nível de eficiência, acompanhe o desempenho dos motoristas e analise suas ações em diferentes destinos. Assim, será possível identificar quem mantém um atendimento preciso e quem apresenta variações no tempo de parada.

Com essas informações, você pode corrigir condutas e otimizar a produtividade da equipe. E a melhor parte? Já existem tecnologias que facilitam esse controle, permitindo definir tempos padrão para cada tipo de destino. Um grande avanço, não acha?

Pare de perder tempo com atendimentos longos

Como você pode ver, são muitos os ganhos organizacionais para aqueles que definem um tempo de atendimento especial para diferentes tipos de destinos. Pensando nisso, a RotaExata desenvolveu o mais novo módulo de Automação.

Essa inovadora solução da RotaExata tem como base outro módulo que é referência no mercado: o rastreamento veicular.

É ele quem capta as informações mais essenciais das operações, entre elas estão a posição do veículo, sua velocidade e quilometragem rodada. Também captura eventos de telemetria que apontam para um uso indevido dos veículos, sendo eles:

Aceleradas bruscas;
Freadas bruscas;
Curvas bruscas.

A partir da união entre rastreamento veicular e Automação, diversos processos são automatizados. Isso não melhora apenas a produtividade das operações de campo, mas do próprio gestor de frotas, que terá mais tempo para atuar em outras frentes!

Para definir um tempo de atendimento específico para cada tipo de destino, é muito simples. Basta que o gestor registre a regra de parada em destino por tipo. Dentro do sistema, você irá separar os destinos por categorias, e definir um horário de atendimento para cada um deles.

Depois disso, o sistema faz todo o trabalho de garantir se as regras estão sendo respeitadas. Caso essa ou qualquer outra regra for quebrada, o sistema RotaExata notifica você, gestor de frota, e o motorista que violou a regra. Tudo de maneira automática!

E os benefícios não param por aí. Você também pode criar checklists automatizados para auxiliar na organização de tudo o que precisa ser feito antes de iniciar as rotas, registrar entregas, serviços realizados e até mesmo justificativas.

Imagine que seu motorista tenha que fazer uma descarga em 10 minutos; a partir do momento que o sistema vê que ele passou dos 10 minutos, você é notificado e o motorista também.

A partir disso, você decide o que fazer. Pode conversar com o motorista para entender a situação, ver se realmente foi necessário passar daquele tempo ou se foi uma falta de agilidade mesmo.

Caso isso repita muito, pode ser um sinal de que seu colaborador esteja com dificuldades ou até mesmo não tenha os conhecimentos necessários para desempenhar os serviços que sua empresa presta.

Porém, se uma grande quantidade de motoristas não consegue cumprir o horário que você colou na regra, busque conversar com eles e até mesmo redefinir o horário estipulado.

No fim, é tudo uma questão de observar e entender como sua equipe se porta, e quais são as necessidades de seus clientes, fornecedores e outros parceiros. Use o sistema RotaExata da maneira que mais gere benefícios para você e seu negócio.

Vale ressaltar que a validação do tempo que o motorista fica em determinado local tem como base a posição do veículo, ou seja, não é necessária uma ação manual do motorista ou gestor para registrar a chegada ao destino específico.

Caso o tempo passe do estipulado para aquele grupo de clientes, o sistema notifica o gestor da frota, e envia uma pendência que fica aberta até ser respondida pelo motorista.

As pendências podem ser, por exemplo, um campo para escrita onde o motorista tenha que explicar o motivo da demora no local. Você também pode coletar assinaturas via preenchimento de formulário .

As ferramentas do mais novo módulo de Automação são inteligentes e permitem que você colete diversas informações, entre elas:

Fotos e imagens;
Assinatura do cliente;
Data e hora;
Texto livre, números;
Lista de opções;
Inúmeras maneiras de captação!

Conheça mais do novo módulo de Automação RotaExata, desenvolvido exclusivamente para você que deseja automatizar suas operações de campo e simplificar a rotina da sua frota.
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