Gestão de aluguel de veículos: automatize esse processo!

Você realiza a gestão de aluguel de veículos? E mais: sabe os riscos que pode estar correndo se não o fizer?

Como o modelo de trabalho nesse caso se dá com a troca de motoristas - visto que sua empresa estará disponibilizando veículos para terceiros realizarem suas atividades - é preciso manter todas as informações acerca da sua frota, centralizadas, além de um bom controle de disponibilidade dos veículos. 

O planejamento de manutenções preventivas dos veículos é fundamental para que seja mantida uma periodicidade, e assim, estejam sempre conservados. Isso é importante para zelar pela saúde financeira da sua empresa.

Neste artigo, vamos te apresentar a melhor solução do mercado para a sua gestão veicular. Além de ela ser prática e fácil de usar - o que economiza seu tempo e esforço - ela também automatiza os processos da sua gestão de frota!

Acompanhe conosco!

Índice:

1. A necessidade urgente da gestão de aluguel de veículos
2. As #3 necessidades de uma frota de locadora de veículos
3. Evite riscos e otimize as suas operações de forma prática: a automação na gestão de aluguel de veículos

A necessidade urgente da gestão de aluguel de veículos

Em suma, as locadoras de veículos são proprietárias de determinado número de veículos, dependendo do tamanho da empresa.

Quanto à finalidade do aluguel, pode-se dizer que isso varia muito, visto que até mesmo o consumidor desse serviço é diversificado: podem ser para motorista de aplicativo, pessoas físicas para uso próprio ou empresas.

Nesse sentido, os veículos são locados para deslocamentos com finalidades profissionais - muitas vezes, essa locação se dá como uma forma de terceirizar a frota, permanentemente - para o transporte de pessoas (em aplicativos como o Uber) ou para passeios em geral.

Em todas essas situações, os veículos são utilizados por muitos condutores diferentes, sem haver uma padronização disso.

Nesse sentido, surgem complicações ao longo do processo de contratação, seja por não haver um processo claro de como deve proceder a entrega do veículo,  o descumprimento por parte do motorista de regras acordadas, falta de registros, falta de comunicação entre a sua empresa e o motorista locatário ou a ocultação de informações que prejudicam à sua empresa. Esses são alguns exemplos recorrentes nesse modelo de negócio. 

No entanto, é possível evitar esses riscos, aplicando métodos e ferramentas de gestão de frotas na sua empresa. E vale lembrar que: o quanto antes fizer isso, mais segura sua empresa estará e menos prejuízo terá!  

As #3 necessidades de uma frota de locadora de veículos

De fato, a boa gestão evita muitos problemas e prejuízos, os quais podem impedir o avanço da sua empresa.

Ademais, para que os seus clientes optem por continuar com o aluguel ou decidam alugar mais de uma vez, eles precisam que a experiência seja agradável.

Confira as 3 necessidades:

#1 Monitoramento dos veículos durante os deslocamentos

Sendo proprietária dos veículos da frota, sua empresa deve ter o controle sobre eles, afinal, são eles propriedades do seu negócio e inclusive são instrumentos que permitem que o serviço de locação seja oferecido.

Se os veículos não estiverem em condições de serem locados, ou pior, roubados é prejuízo na certa! 

Por isso é extremamente importante garantir que você - empresa proprietária - saiba a localização dos seus veículos a qualquer momento em tempo real, sem depender da palavra de terceiros. 

Além disso, poder manter um controle ativo do cumprimento das regras de onde os seus veículos podem circular,  garante a preservação dos mesmos. 

#2 Manutenção preventiva em dia

Outro ponto que é de extrema importância para uma boa gestão de aluguel de veículos é a manutenção preventiva.

Diferentemente da manutenção corretiva - a qual é realizada apenas quando ocorre alguma falha ou uma peça estraga - a preventiva tem a intenção de evitar que essas falhas aconteçam, deixando o motorista em risco no trânsito.

Como uma locadora de veículos, cabe a você proporcionar segurança a todos os que conduzirem algum automóvel de sua frota, seja qual for a finalidade.

Portanto, gerenciar a manutenção - com o objetivo da conservação do veículo - é indispensável para o sucesso do seu negócio, além de ser um fator fundamental na economia da sua gestão de frotas. 

Ademais, vale ressaltar que uma boa ideia é criar um plano de manutenção, contendo a lista de peças que devem ser revisadas e a data designada para isso. 

E nós te mostraremos como fazer isso de maneira automática e segura! 

#3 Limpeza e devolução correta do veículo

Por fim, uma necessidade para a boa gestão de aluguel de veículos é a garantia do cumprimento correto da devolução do veículo dentro das normas acordadas. 

Na maioria dos casos de contratação o que é exigido do motorista é que o veículo seja devolvido dentro do prazo contratado, limpo e com o tanque cheio, porém como garantir que esses fatores sejam devidamente cumpridos? 

É possível! E iremos te mostrar como realizar isso por meio de um sistema completo para gestão de frotas. Acompanhe!

Evite riscos e otimize as suas operações de forma prática: a automação na gestão de aluguel de veículos

Como comentamos no início desse conteúdo, geralmente o uso dos veículos de uma frota alugada não é padronizado.

Por conta disso, sua empresa pode sofrer com muitas problemáticas, decorrentes do uso indevido do veículo.

Para resolver isso, a captação de informações acerca dos seus veículos e a estruturação de processos, são fundamentais. 

O módulo de automação do RotaExata - que é embasado no rastreamento veicular - viabiliza essas soluções! 

Como funciona?

Primeiramente é necessário instalar um rastreador veicular na sua frota. Isso porque é fundamental que você saiba a qualquer momento, a localização em tempo real dos seus veículos, tanto para questões de segurança quanto para viabilizar a automação dos processos de gestão da frota. 

No módulo de rastreamento do RotaExata, além de ser possível coletar inúmeras informações dos seus veículos, você também pode criar regras de uso, essas regras servem tanto para lhe informar quando houver quebra, como também as regras criadas no rastreamento veicular servem de gatilhos para disparo de formulário para que assim a sua empresa possa tomar uma ação automatizada para com o motorista. 

Em resumo, a automação é composta pelas regras e pelos formulários, os quais trabalham juntos.

Para iniciar a gestão de aluguel de veículos de forma automática, você deve cadastrar as regras de rastreamento dentro do sistema.

Ou seja, atribua situações em que você precisará coletar informações acerca do veículo. Essas regras servem como gatilhos para o envio automático dos formulários, que de igual forma são flexíveis para que você desenvolva da maneira que achar melhor.

Por serem personalizáveis, você mesmo cria as perguntas, baseadas nas informações que deseja coletar. 

O sistema RotaExata pode ser acessado pelo navegador do celular, ou pode ser salvo por PWA, possibilitando assim que o motorista receba e envie respostas ao sistema por meio do usuário dele, de motorista. 

É o próprio sistema que automatiza todo o processo!

Abaixo, vamos mostrar possíveis soluções que os formulários podem ser inseridos:

Manutenções preventivas

Para que os seus veículos possam se manter em boas condições e continuarem disponíveis para locação, aplicar uma rotina de manutenção é essencial!

Por isso,  o primeiro passo é você estabelecer um plano de manutenção, armazenar as datas que houveram trocas de peças ou reposição de fluídos e manter essa constância. 

No entanto, muitas vezes o veículo já está locado quando há a necessidade de fazer alguma manutenção preventiva, e solicitar que o motorista pare suas atividades, traga o carro até a  sua empresa para realizar essa manutenção pode ser inviável. 

A automação desses processos de gestão da frota proporciona o cumprimento desse plano de manutenção, basta somente que você determine um período que o veículo deva ser levado até uma oficina, ou posto para troca de óleo, água, balanceamento de pneus entre outros, e criar essa rotina dentro do sistema. 

Quando o motorista for notificado que precisa cumprir com essa rotina, você pode solicitar à ele que responda um formulário, com foto do veículo de antes e depois, ou foto da nota fiscal ou até mesmo uma assinatura digital. 

É possível também determinar o local que você deseja que essa manutenção seja cumprida e por meio do módulo de rastreamento você validar se a ação foi executada no local determinado. 

Conservação do veículo

Para controlar o estado do automóvel, uma boa forma de coletar informações relacionadas a isso é solicitar a resposta de um formulário que pede uma foto do “antes” e uma do “depois”.

Isso é, imagens anteriores ao uso do veículo e também posteriores. Dessa forma, você pode controlar a depreciação da frota.

Esse processo pode ser feito por meio de uma regra que dispara o formulário periodicamente, ou seja, o período de tempo que você julgar necessária a verificação da conservação do veículo.

Enviados os formulários automatizados, os motoristas fornecem a você tudo o que é necessário para uma boa gestão de aluguel de veículos.

Higienização do espaço interno e externo do automóvel

Outra situação em que a automação pode ser bastante útil é para a aplicação da higienização do espaço interno e externo do veículo.

Para isso, você pode criar uma regra para que seja disparado um formulário a cada vez que uma operação longa terminar e for necessária a higienização.

O formulário nesse caso pode ser uma checklist!

A checklist deve conter todos os passos da higienização, ou seja, tudo o que o condutor precisa fazer.

Por exemplo:

• Limpeza das maçanetas;
• Lavação do veículo;
• Higienização do painel e dos bancos.

E tudo o que você precisar!

Devolução do veículo

Muitas empresas locadoras de veículos possuem um protocolo de devolução do veículo que exija que a limpeza do veículo esteja realizada e o tanque de combustível cheio.

Infelizmente, a fraude no cumprimento dessas exigências são recorrentes, no entanto, por meio do sistema RotaExata é possível se prevenir desse prejuízo. Se a sua empresa tem essas exigências veja como garantir o sucesso delas! 

A primeira exigência acordada que você pode garantir que seja cumprida, é o prazo de devolução do veículo. Para isso, você pode criar um período dentro do sistema e automatizar a notificação ao motorista para que ele cumpra com alguns check list antes da devolução, e inclusive a data da devolução do veículo. 

No check list você pode solicitar: 

• cumprimento da rotina de higienização (como apresentado acima)
• foto atual do veículo e peças 
• foto do comprovante de abastecimento 

Para a sua empresa se assegurar que o tanque do veículo está cheio de combustível e não fraudado com água ou outra substância, é possível que você crie uma automação dentro do sistema RotaExata que exija que ele abasteça em um determinado posto, e que lhe envie a foto do comprovante fiscal do abastecimento.

Assim as chances de fraude são quase nulas, uma vez que você pode acompanhar o trajeto do veículo do posto até a sua empresa e questionar qualquer parada no caminho. 

Ah, e um adicional: você pode contratar um dispositivo de bloqueio. Caso o motorista não queira devolver o veículo dentro do prazo acordado, você pode bloquear o veículo por um comando disponível no sistema de rastreamento veicular do RotaExata, impossibilitando sua locomoção e viabilizando o resgate do veículo. 

Sinistros e avarias no seu veículo da frota

Caso o veículo da sua empresa sofra um sinistro ou avaria, é importante que essa informação seja conhecida para que assim o seu negócio não sofra prejuízos posteriores com defeitos, peças não originais e diversas outras problemáticas que um sinistro pode gerar. 

Porém, em alguns casos os motoristas preferem não informar à empresa locadora de veículos  que houve um sinistro, pois isso pode implicar em consequências financeiras à ele. No entanto, no sistema RotaExata essa situação pode ser revelada e a sua empresa fica ciente do ocorrido e evita prejuízos. 

Basta criar dentro do módulo de rastreamento veicular uma regra que se define como: desligado em movimento. Ou seja, caso  o seu veículo seja guinchado o sistema irá te notificar, e dentro do módulo de automação você pode gerar uma ação a partir dessa informação. Você pode por exemplo, solicitar ao motorista que: 

• preencher um check list com informações acerca do ocorrido 
• enviar imagens 
• solicitar laudo técnico 

Entre outras informações. Esses foram alguns exemplos práticos que é possível realizar o gerenciamento dos veículos da sua frota pelo módulo de  automação que pode ser aplicado em qualquer situação que você precisar! 

A gestão de aluguel de veículos pode ser muito mais fácil e segura para o seu negócio. Para saber mais possibilidades, e como a sua empresa pode reduzir os gastos desnecessários e manter a conservação e segurança dos seus veículos, solicite uma conversa com um de nossos especialistas! 

Tag: automação, gastos, segurança