Como a IPM reduziu o uso indevido dos veículos

Sem dúvida, um dos maiores desafios na gestão de frotas é reunir todas as informações em um único lugar. Quando se trata de empresas com grandes frotas, isso se torna ainda mais complicado, pois é preciso organizar e coordenar os processos de cada veículo de maneira eficiente.

Com o objetivo de resolver esses problemas, a IPM Sistemas buscava uma solução que automatizasse tarefas como o controle do hodômetro, manutenções preventivas, registro da CNH dos motoristas e identificação dos condutores.

Há quase um ano, a IPM adotou o sistema de gestão RotaExata como parceiro nas suas operações.“ Com diversas funcionalidades, o sistema auxilia na tomada de decisões e na automação de processos, garantindo mais eficiência e controle.” Afirma Artur Velter, gestor de frota da IPM.

Vamos conhecer mais sobre esse case de sucesso e descobrir como sua empresa pode obter resultados semelhantes. Confira!

Sobre a IPM Sistemas

A IPM, com 28 anos de história, atualmente opera uma frota de quase 70 veículos, distribuídos pelas regiões Sul e sudeste do Brasil. Líder em GovTech, a empresa se destaca como referência em gestão pública, oferecendo soluções tecnológicas para prefeituras.

Ao longo de sua trajetória, a IPM tem trilhado um caminho de excelência, sempre comprometida em melhorar a qualidade de vida das pessoas por meio da inovação e da tecnologia.

Como surgiu a parceria entre a IPM e RotaExata? 

Segundo o gestor de frota, Artur Velter, a IPM estava no mercado à procura de um sistema de rastreamento que solucionasse o problema que a empresa enfrentava, além da necessidade de automatizar alguns processos. 

“Procurávamos uma solução para nossos problemas de rastreamento, tendo em vista diversos problemas enfrentados com fornecedor anterior. Desde a queda do rastreio, até falhas na localização dos veículos.” 

Desde novembro de 2023, a IPM adotou o sistema RotaExata. Antes de fechar o contrato, a empresa realizou um teste, confirmando que o sistema atendia plenamente suas necessidades. Desde então, a IPM tem garantido uma gestão de frotas eficiente e otimizada.

Artur também destacou um diferencial no sistema da RotaExata que foi fundamental para a escolha: “O principal fator que nos chamou a atenção na RotaExata foi a identificação de condutor através do QR code”.

A empresa enfrentava grandes dificuldades para identificar os motoristas no momento em que as infrações de trânsito eram registradas. Outro fator crucial na decisão foi a relação custo-benefício que a RotaExata oferece. 

Segundo Artur, após realizar orçamentos com diversas empresas, a RotaExata se destacou por apresentar um sistema completo e com excelente custo.

Quais foram os benefícios que a RotaExata trouxe para a IPM Sistemas?

Como mencionado anteriormente, um dos primeiros benefícios que a IPM obteve ao adotar o sistema RotaExata foi a identificação dos motoristas. Com uma equipe reduzida, a empresa reconheceu a necessidade de um sistema completo, que englobasse desde a gestão de condutores e documentos da frota até o rastreamento e a telemetria.  

Identificação de motoristas por QR code

O gestor afirma que as multas eram algo frequente na empresa, visto que alguns veículos são utilizados por mais de uma pessoa, muitas vezes no mesmo dia. O que sempre demorava a identificar quem era o responsável no dia e hora e levava muito tempo e passava por várias pessoas até chegar ao condutor.

“A Rota Exata vem nos ajudando a resolver os problemas que envolvem principalmente a identificação do condutor. Com os relatórios de condução, nosso tempo é otimizado, assim conseguimos identificar quem estava dirigindo o veículo no momento da autuação com agilidade, cumprindo assim o prazo para identificação junto aos órgãos de trânsito.”

O sistema RotaExata oferece uma ferramenta eficiente para identificar motoristas: o uso de um chaveiro com QR Code. Ao contratar o serviço, cada motorista recebe um chaveiro, e o processo é simples. 

Toda vez que um motorista for utilizar um veículo, ele deve se conectar ao carro através do aplicativo Eu Rota Motorista, utilizando o QR code. Se essa identificação não ocorrer, um alerta sonoro será ativado dentro do veículo e permanecerá até que o motorista faça o vínculo corretamente.

Verificação de rota

Artur também conta que o setor administrativo e de auditoria utiliza os relatórios permanentes para verificação das visitas. 

“Os relatórios obtidos dentro do sistema vem auxiliando nosso time administrativo e de auditoria na verificação das visitas comerciais e no trajeto efetuado pelo veículo, verificações que às vezes levavam dias, hoje levam poucas horas.”

O histórico permanente oferece uma visão completa e detalhada de todas as operações, com acesso às informações sempre que necessário, não importa o tempo que passou. O RotaExata registra tudo: checklists de veículos, registros de entregas, serviços realizados, manutenção dos veículos e muito mais.

Maior controle de documentação e manutenção dos veículos

Se os relatórios são fundamentais, imagine ter o controle total sobre o planejamento das manutenções de toda a sua frota e ser notificado quando a Carteira Nacional de Habilitação (CNH) de seus motoristas estiver prestes a vencer.

O sistema oferece ferramentas essenciais para uma gestão eficaz da frota e dos custos envolvidos. Com o módulo de gestão, você pode configurar alerta para o vencimento de CNHs, pontuações, documentos dos veículos e até o planejamento de manutenções preventivas.

Artur destacou que a precisão dos alertas de manutenção com base na quilometragem dos veículos foi essencial. Com essa funcionalidade, ele pode programar as manutenções de forma eficiente, garantindo que as operações não sejam prejudicadas. 

A empresa sabe exatamente quais veículos ficarão parados e por quanto tempo, facilitando o planejamento de rotas e permitindo a previsão de custos, já que o sistema informa quais peças precisam ser revisadas.

Além disso, o sistema notifica o gestor sempre que um documento está prestes a vencer, assegurando que a frota esteja sempre em conformidade. Também é possível registrar as pontuações dos motoristas. 

Isso evita o risco de ficar sem motoristas habilitados ou, pior, ter motoristas circulando de forma irregular, o que poderia resultar em prejuízos ainda maiores para a empresa.

A telemetria amiga dos motoristas

Segundo Artur, o sistema de telemetria da RotaExata o auxiliou e muito para as orientações com os condutores. Diante dos alertas emitidos pelo sistema, o gestor é notificado cada vez que um motorista quebra uma regra estabelecida pela gestão. Essas regras podem ser por velocidade, freadas e aceleradas bruscas, entre outras. 

Refletindo na redução de custos de manutenção, de multas e de uso de combustível.

"O diálogo com os condutores é essencial, mas o auxílio da telemetria com os alertas de velocidade, alerta da forma de dirigir, desde aceleração brusca até curva acentuada, ajudam na tomada de decisão e na conversa com nosso time.”

Com a efetivação da política de frota, a identificação do motorista e a organização do trajeto, e todos os outros benefícios, a empresa reduziu mais de 50% o uso indevido dos veículos.

Caso queira conhecer a RotaExata, teste o nosso sistema e veja o quanto os custos irão reduzir.