Ociosidade de frotas e equipamentos: veja como resolver esse problema!

A palavra ócio, na nossa vida, muitas vezes está associada a preguiça. Mas, para especialistas em produtividade, o ócio é fundamental para estimular a criatividade e encontrar soluções para problemas complexos. O ócio criativo, como é chamado, é a mistura de trabalho com diversão, o que é muito bem-vindo para nós, humanos. Mas, já com as máquinas e frota de uma empresa, a história é bem diferente. A ociosidade de frotas e de equipamentos pode representar um problema enorme no processo produtivo e de gestão de uma empresa. Mas, claro, nós sabemos que é impossível manter alguma máquina em pleno funcionamento constantemente. Por isso, o planejamento é fundamental para que essas paradas aconteçam de forma estratégica, gerando o mínimo possível de prejuízo. Quer entender como essa gestão pode ser realizada de forma inteligente na sua empresa? Continue lendo esse artigo e aprenda.

A ociosidade de equipamentos

Pra começar a falar sobre ociosidade de equipamentos, temos que combinar uma coisa: ela vai existir, de alguma forma, seja dentro de uma fábrica, em um hotel ou, mesmo, no varejo. O que vamos falar por aqui são formas de diminuir o impacto dessas paradas no processo da sua empresa. Combinado? A ociosidade de equipamentos é o tempo em que estes ficam parados na produção, normalmente, por problemas operacionais ou, mesmo, para períodos de manutenção. E uma gestão estratégica desses momentos de ócio de máquinas é fundamental. Afinal, produção parada significa perdas financeiras para a empresa. Na ponta do lápis, a conta é simples - apesar de muito importante: o custo de ociosidade é a diferença entre o potencial produtivo de uma máquina - ou de todo a produção - em pleno funcionamento, menos o quanto foi efetivamente produzido. Quanto maior esse número, menos ganhos uma empresa tem. E a alta gestão fica de olho nesses resultados, pois eles impactam diretamente em diversos setores, como vendas, compras, estoque e nos indicadores de todas essas áreas. Para manter esse número de custo de ociosidade cada vez mais baixo, é necessário ter um planejamento detalhado de gestão de manutenção, com agendamento de paradas e previsibilidade de falhas e avarias. A estratégia de manutenção preventiva e a preditiva são ideais para o sucesso desse processo. A manutenção preventiva tem como premissa a criação de um cronograma de manutenções nos equipamentos, considerando sazonalidades na produção ou, mesmo, férias e demandas do setor comercial. Assim, a parada de máquinas extremamente importantes para o processo produtivo acontecem de forma planejada, diminuindo impactos maiores na fábrica. Já a manutenção preditiva trabalha fortemente o monitoramento, levantando e armazenando dados importantes sobre os equipamentos para ter uma previsibilidade melhor dos seus períodos de ociosidade. Essa inteligência obtida por meio de monitoramento junto ao calendário de manutenções preventivas tem potencial para diminuir consideravelmente o custo de ociosidade de uma companhia.

A ociosidade de frotas

Se a sua empresa tem entre os ativos uma frota de veículos, a gestão passa por desafios diferentes. E quando falamos em empresas de logística, principalmente, a ociosidade de veículos é um dos maiores gargalos financeiros desse mercado. Afinal, veículos parados representam serviços que poderiam ser realizados, mas não estão sendo por diferentes razões. Para entender mais sobre a gestão de frotas como um todo, você pode baixar gratuitamente o nosso ebook. Mas, por aqui, vamos dar algumas dicas sobre como evitar ociosidades. A primeira delas está na informação. É necessário entender qual o volume de ociosidade da sua frota e, principalmente, quais os motivos que levaram esses veículos a ficarem impedidos de circular. Ter o controle e registro dessas informações em um software de monitoramento e gestão da frota, permite criar uma comunicação inteligente e eficiente entre dados dos veículos, gestor e seus condutores. Esta gestão de dados e informações contribui também para o acompanhamento de metas, indicadores e de não-conformidades de acordo com o SLA. A segunda dica é a importância de gerenciar e realizar as manutenções periodicamente. Assim, como as empresas que querem garantir sua produção utilizam de ferramentas para garantir o funcionamento dos equipamentos e manter as manutenções em dia, deve-se ter o mesmo cuidado e atenção com os veículos da sua empresa. É necessário organizar um calendário de manutenções periódicas da sua frota, e manter um registro e acompanhamento disso. Essa etapa pode ser facilitada com o uso de um bom sistema de monitoramento e gestão veicular, onde todas as informações sobre a sua frota estarão armazenados em uma única plataforma em que o próprio sistema irá identificar e notificá-lo quando é necessário realizar novas manutenções preventivas. Com esse controle de manutenções, é possível identificar aqueles veículos que mais estão gerando custos, e assim reduzir os gastos corrigindo uma má conduta do motorista, rotas inadequadas ou troca de veículo. Outro ponto para evitar ociosidade está nas rotas da frota. Ao encaminhar um caminhão para uma entrega em outra cidade, por exemplo, ele passa por uma ociosidade se voltar vazio. Por isso, planeje esse percurso de forma que ele tenha coletas para serem feitas também na volta, se for o caso do seu negócio. A relação próxima com a equipe de vendas é fundamental para a criação de um calendário estratégico. Afinal, a negociação de prazos para entregas deve ser feita diretamente com o cliente. E o vendedor deve levar em consideração a gestão de frotas.

Impactos operacionais

Já falamos muito sobre como a ociosidade gera impactos dentro da produção de uma fábrica ou da gestão de frotas. Mas, na verdade, esse problema, quando não tratado, gera impactos em todo o organismo que é uma empresa. Equipamentos ou veículos parados geram outros custos, além dos que já citamos acima. Veja abaixo quais são eles. O primeiro está relacionado com estrutura física. Afinal, custa caro manter um espaço para realizar a produção fabril. Uma máquina sem uso significa pagar por um espaço que não está sendo utilizado. Veículos parados em garagens também ocupam espaços que poderiam ser utilizados para outros fins. A matéria-prima parada por incapacidade produtiva pode, simplesmente, deixar de ser útil em algum momento, mesmo armazenada em estoque. E independente se foi usada ou não, o fornecedor espera ser pago por esse material. Mais um dinheiro investido que vai pelo ralo. E, por fim, quanto menos demanda tiver a sua equipe, mais impacto a folha de pagamento terá no fim do mês. Sem a capacidade de realizar seu trabalho por falta de recursos, funcionários que poderiam produzir e, consequentemente, gerar lucros, se tornam despesas que pesam no orçamento final. Todos esses problemas, no fim das contas, geram impactos negativos que desestabilizam a gestão financeira de uma organização por completo. Sem lucros, os pagamentos de fornecedores, funcionários e estrutura podem ser prejudicados. E o resultado disso, a gente sabe: uma grande bola de neve que pode dar um destino bem desagradável a essa companhia.

Como resolver a ociosidade de frotas e equipamentos

Se você chegou até aqui, já deve ter entendido que duas palavras são fundamentais em todo esse processo para evitar ociosidade de equipamentos e frotas: planejamento e monitoramento. Estes dois pontos são fundamentais para que o gestor, seja de manutenção ou de frotas, tenha controle sobre quando e por quanto tempo seus ativos ficarão parados. E, principalmente, quando eles estarão disponíveis novamente. A informação e a comunicação com outros setores também são muito importantes para que o fluxo não pare. Afinal, equipamentos ou veículos parados no pátio, sem a possibilidade de realizar entregas, significa um risco de que a empresa perca vendas e negócios. Por conta disso, crie processos que integram os líderes de outras equipes para que eles se mobilizem para diminuir o custo de ociosidade junto com você. O sucesso dessa missão trará benefício e resultado positivos não apenas para o seu setor mas, também, para os indicadores de todas as áreas da sua companhia.

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