Os três pilares da gestão de frotas - Um novo conceito de gestão veicular

Quando se unem as boas práticas da gestão de frotas com a teoria, que, interpretada de maneira correta nos dá uma visão mais clara e um porquê do que estamos fazendo, nossas tarefas tornam-se mais assertivas. Já faz muito tempo que os veículos de uma empresa tornaram-se parte ativa do negócio, uma ferramenta de trabalho essencial para o dia a dia, podendo assim, como qualquer outra máquina ou equipamento, gerar lucro ou prejuízo, dependendo somente da forma como é utilizado e gerenciado.

Frotas pequenas e médias

Muito se engana quem pensa que pelo fato de ter apenas um veículo esses cuidados podem ser dispensados, a frota de uma empresa inicia-se com o primeiro veículo, assim como seu quadro de funcionários com a primeira contratação. Considerando que, além de levar a identidade visual da empresa, um veículo consome recursos financeiros, torna-se indispensável um controle claro e mensurável para atingir os resultados financeiros positivos esperados por toda operação de entrega ou serviço externo. Normalmente quando se fala em gestão de frotas logo imaginamos controle de combustível, manutenções, documentos, multas, pneus e outros, porém, a gestão de frotas vai muito além, abrange tudo o que está relacionado a um veículo, desde a sua rastreabilidade até o controle das visitas, entregas e serviços que irá realizar em campo. Gerir uma frota de veículos é trabalhar estrategicamente para gerar resultados. Ao ler este material, esperamos que você compreenda os 3 pilares da gestão de frota e adquira um bom conhecimento em:

1. Conceito: Os três pilares da gestão de frotas
2. 1º Pilar - Rastreamento e Monitoramento Veicular
3. 2º Pilar - Gestão do Veículo
4. 3º Pilar - Operação
5. Conclusão

Conceito: Os três pilares da gestão de frotas

Administrar seus veículos de forma eficaz garante que a produtividade da frota e a produtividade da operação extraia o máximo de benefícios de cada recurso, com segurança e resultados para o negócio. A produtividade do veículo e da operação está intimamente relacionada aos três pilares fundamentais da gestão de frotas, ao qual, se complementam em um só objetivo, extrair dados concisos que ajudam empresas a gerar valor e resultados reais. Quando falo em gestão de frotas, me refiro a veículos e suas operações, não importa se sua empresa tem um ou cem veículos, para ambos os casos a gestão se aplica. Mas afinal, o que são os três pilares da gestão de frotas? A gestão de frotas é muito abrangente e envolve tudo o que está relacionado ao veículo, tanto no seu controle interno (Documentos, Custos, Manutenções, Multas, Pneus) quanto no externo, ou seja, o que se faz fora da empresa (Coletas, Entregas, Serviços e Visitas). O conceito dos três pilares está ligado diretamente a forma como sua empresa controla seus veículos, é uma metodologia de gestão de frotas desenvolvida pelo RotaExata para simplificar o controle e fiscalização de pequenas e médias frotas. Basicamente dividimos o controle veicular em três grandes pilares:

1. Rastreamento e Monitoramento (Posicionamento e status)
2. Gestão da Frota (Manutenções, multas, abastecimentos etc...)
3. Operações (Visitas, entregas e serviços)

Explicarei melhor (logo abaixo), como os três pilares da gestão de frotas se complementam e porque são fundamentais para uma gestão eficiente dos veículos e suas atividades de campo.

1º Pilar - Rastreamento e Monitoramento Veicular

O rastreamento e monitoramento são empregados para aumentar a eficiência das entregas e serviços de campo, otimizar o uso dos veículos, reduzir o custo operacional e atender as exigências de seguradoras, uma vez que aumenta a segurança do veículo, motorista e carga. Sistemas de rastreamento e monitoramento (SRM) processam dados espaciais e temporais, além de outros dados sobre o status do veículo (Ignição, velocidade, bloqueio, RPM etc...). Em um cenário de contínuo desenvolvimento tecnológico, o custo da implementação de um SRM torna-se cada dia mais baixo e, simultaneamente, ampliam-se as funcionalidades e opções de monitoramento e controle das entregas e serviços de campo (Operações). As informações sobre a posição do veículo e outros dados que podem ser coletados, permitem a realização de operações associadas de acordo com a demanda de cada usuário e o seu tipo de operação (controle logístico, controle de risco, gerenciamento de frotas, gestão de transporte público e outros). Principais benefícios do rastreamento para a gestão de frotas

• • Melhorar a gestão de rotas e de prazos de entrega;
  • Os Motoristas passam a conduzir os veículos de forma mais consciente e adequada, criando um padrão de comportamento alinhado com as exigências da empresa;
  • Ajuda a identificar o caminho mais curto para realizar uma entrega, serviço ou visita, agilizando o atendimento ao cliente;

O Rastreamento de veículos se une irreversivelmente ao conceito de Sistemas Inteligentes de Transportes (SIT) ou Intelligent Transportation System (ITS). Um SIT (Sistema Inteligente de Transporte) compreende aplicações e equipamentos com tecnologia de ponta para veículos e infraestruturas de transporte, sempre com o objetivo de criar aplicações que geram menores tempos de viagem, menores custos de operação, maior segurança, conforto e outros tantos objetivos inerentes a cada área de aplicação.

2º Pilar - Gestão do Veículo

Gerir seus veículos proporciona uma visão ampla do que de fato está acontecendo. Multas, manutenções, abastecimentos, pneus, documentação e custos são alguns itens fundamentais na gestão do veículo. Um veículo não é diferente de qualquer outro ativo da empresa, mas, ao contrário de alguns outros ativos, os veículos exigem uma dependência em relação ao motorista, incluindo a manutenção preventiva e corretiva, os custos de abastecimentos, as multas, a conformidade com os serviços prestados. Veja abaixo alguns benefícios que uma gestão eficiente pode proporcionar.

Maior controle de gastos

A gestão dos veículos fornece uma visão mais abrangente sobre os gastos, como onde estão ocorrendo os maiores desperdícios (combustível, desgaste dos veículos, multas, etc.), o que facilitará a criação de medidas com foco no seu controle.

Redução de Custos

O ato de gerenciar manutenções preventivas e corretivas, resulta na redução do desgaste do veículo, aumentando sua vida útil e evitando problemas relacionados a custos desnecessários. Controlar e fiscalizar o excesso de custo por KM rodado é uma prática que gera vários parâmetros para a tomada de decisões como por exemplo, o momento ideal para troca do veículo.

Aumento de Produtividade

Gerir sua frota reduz custos desnecessários, tempo e esforço de trabalho, o que permite aumentar o número de entregas, serviços e visitas.

Organização da Frota

Controlar documentos do veículo e do condutor (CNH) pode ser um desafio quando sua frota começa a crescer, realizar este controle é fundamental para não ter problemas futuros com multas ou até implicações jurídicas em caso de acidentes. Uma gestão bem controlada é a base da eficiência, permite otimizar os custos de funcionamento além de maximizar o seu rendimento.

3º Pilar - Operação

Todo veículo de empresa realiza algum tipo de atividade em campo seja uma coleta, entrega, visita ou serviço. Desta forma podemos dizer que cada veículo pode ter um tipo de operação específica que atende a uma determinada demanda. A logística de entrega e serviços é uma área de grandes desafios para as empresas brasileiras, especialmente porque a maior parte é feita utilizando o modal rodoviário. Atualmente, muitas empresas não gerenciam corretamente suas operações logísticas e, por isso, é comum que muitos gestores só tomem conhecimento de problemas existentes quando o cliente, insatisfeito, entra em contato para reclamar sobre um problema. Para mudar essa lógica passiva de atendimento e atuar de maneira mais proativa diante dos problemas de entregas e serviços executados por um veículo, é necessário controlar e fiscalizar a sua operação de campo. Controlar o que seu veículo faz fora da empresa (operações de campo), é extremamente fundamental para saber o quanto sua empresa é eficiente nas atividades do dia a dia. Estima-se que em média um veículo de empresa roda mensalmente 25% a mais do que o necessário. Grande parte deste problema é causado pela falta de planejamento e controle das rotas. Mas é possível ter controle sobre os roteiros dos veículos e evitar esse desperdício? Com um bom sistema de monitoramento e gestão das operações de campo é possível planejar e roteirizar os itinerários (lista de pontos onde o veículo deve passar) de modo que você possa acompanhar e fiscalizar se as rotas estão sendo cumpridas conforme estipulado, inclusive com parâmetros e alertas determinados, desta forma você consegue validar se o que foi programado realmente está sendo executado.

Acompanhamento

Acompanhar e fiscalizar a rota determinada ou em andamento, é essencial para reduzir a quilometragem percorrida e consequentemente diminuir custos com combustível e tempo de operação. Uma frota ineficiente é afetada financeiramente, a falta de produtividade da operação por exemplo, pode resultar em várias coisas, algumas dentro do controle, outras não. Felizmente, existem várias estratégias que podem ser implementadas para ajudar a aumentar a produtividade dos veículos e da operação! Quando se fala em operações de campo dois itens são fundamentais:

• • 1. Planejamento e roteirização de entregas, serviços e visitas;
    2. Determinar as melhores rotas entre endereços, com identificação do fluxo de trânsito nas principais vias de acesso.

Se combinado com um bom sistema de monitoramento e rastreamento de veículos você pode obter alguns benefícios extras como por exemplo:

• • • Acompanhar em tempo real se o veículo está seguindo o planejado (Atuar de forma ativa);
    • Ver o tempo de deslocamento entre um local e outro agilizando o atendimento ao cliente;
    • Facilmente medir o tempo de ociosidade de cada veículo, possibilitando uma redução da frota ou alocação de veículos para novos serviços;
    • Analisar o tempo parado em cada destino, desta forma você pode avaliar o custo de atendimento para cada tipo de cliente;
    • Gerar alertas automáticos de chegada ou saída do destino, atrasos, visitas fora de ordem e paradas irregulares;

Conclusão

Uma coisa é certa, a gestão de frotas está ligada diretamente ao monitoramento e rastreamento de veículos, a telemetria ainda em expansão em nosso país, facilita alguns controles, porém uma coisa depende da outra, principalmente quando você deseja automatizar alguns controles. Prejuízos como desgaste precoce dos veículos, acidentes, necessidade de manutenções constantes, desvios de rotas, roubos e furtos, eram situações de difícil controle quando não havia a possibilidade de monitoramento por meio de software e hardware. Hoje é possível acompanhar em tempo real as condições dos veículos e suas localizações, bem como, criar métodos de segurança que proporcionam um transporte com menor risco e maior satisfação para os clientes. O futuro da gestão de frotas é algo sofisticado, que compreende tecnologias de aquisição de dados, de atuação, de processamento local e comunicação. Aqui no RotaExata por exemplo, trabalhamos diária e exaustivamente para elevar o nível da gestão de frotas ao ponto de gerar resultados reais de forma eficiente e intuitiva. Nesse futuro não muito distante, o que definirá o sucesso são as aplicações, que serão mais sofisticadas. Elas estarão muito à frente do que se vê hoje em nosso país, em que a demanda por aplicações na área de gestão de frotas e rastreamento ainda é tímida e se concentra na simples aquisição de dados da posição, agora passando pelo encantamento da telemetria - pura ainda, mas em alguns casos sem muita análise e síntese. A maioria dos provedores de serviços caminham uns como os outros e quando se caminha como os outros, caminha-se devagar. Esperamos que este e-book possa esclarecer a importância de uma gestão de frotas eficiente, se você tiver dúvidas ou sugestões, fique a vontade para compartilhar.

Desenvolvemos um novo conceito para gerenciar sua frota de forma mais eficiente e automatizada, integrando rastreamento, gestão de veículos e controle de entregas e serviços de campo.

Conheça o RotaExata Tag: frota, gestão, logística, rastreamento, roteirizador, veiculos