OTIF: O que é e como calcular os indicadores

Para garantir o sucesso na entrega de produtos, as empresas precisam cumprir os prazos estabelecidos. Uma maneira importante de fazer isso é monitorar o indicador OTIF, que ajuda a medir o desempenho na eficiência das entregas.

OTIF, sigla para "On Time In Full" (No prazo e completo, em português), é um indicador logístico crucial que avalia a eficiência na entrega de produtos. Ele assegura que os itens sejam entregues dentro do prazo estipulado, na quantidade correta e sem necessidade de devolução.

Resumindo, o OTIF permite medir a satisfação do cliente em todas as etapas da entrega. Isso resulta em redução de custos, fidelização do cliente e aumento da produtividade.

Quer entender melhor como esse indicador pode auxiliar você a monitorar a qualidade das entregas da sua empresa? Continue a leitura.

O que é OTIF?

O OTIF é um indicador essencial na gestão logística que avalia a qualidade da entrega com base em duas métricas fundamentais:

• On time: cumprimento do prazo de entrega, incluindo data e horário, estabelecido no momento da compra pelo cliente.

• In full: expectativas do consumidor após receber a mercadoria, envolvendo a integridade da embalagem, qualidade do produto, entre outros.

Como Calcular o OTIF?

O cálculo do OTIF, embora não seja tão complexo, requer uma base de dados significativa, geralmente de pelo menos 6 meses. Inicialmente, é necessário dividir o cálculo em duas partes, uma vez que o OTIF combina duas métricas distintas: entregas no prazo e entregas sem erro.

A fórmula para calcular o OTIF é a seguinte:

OTIF = % On time x %On full / 100  [pretendo exemplificar com uma imagem]

Onde:

• Entregas no prazo e na quantidade certa: Isso inclui todas as entregas realizadas no prazo correto e que atenderam à quantidade solicitada pelo cliente.

• Total de entregas: refere-se ao número total de entregas realizadas durante um determinado período.

Vamos exemplificar para que você possa entender melhor. Digamos que uma empresa precise enviar 200 pares de lentes em 7 dias úteis. O prazo de entrega ocorreu em 7 dias, ou seja, foi 100% realizado. No entanto, dos 200 pares de lentes, 10 sofreram avarias e não poderão ser utilizados.

%OTIF = 1 x 0,95

%OTIF = 0,95

OTIF = 95%

Neste caso, o OTIF é de 95%, indicando que 95% das entregas foram realizadas no prazo e com a quantidade correta.

Quais as vantagens do OTIF

Ao implementar o OTIF, você amplia a visibilidade das operações, possibilitando a detecção de problemas e falhas nos processos ao longo do ciclo de entrega. Isso resulta em operações mais eficientes e melhor gerenciadas.

Veja as vantagens: 

Identifique os erros

Se a taxa de desempenho da empresa estiver abaixo do esperado, é provável existirem erros. O OTIF serve como ponto de partida para a identificação das falhas que prejudicam esse índice.

Através de um sistema de gestão que proporciona maior visibilidade em tempo real, é muito mais fácil rastrear informações em minutos, incluindo a localização atual e o horário preciso de uma entrega.

Em situações de atrasos, o sistema de roteirização pode registrar as razões, associando-as a vários fatores, como características do produto, desafios no armazenamento, congestionamentos de trânsito ou falhas humanas, como aquelas cometidas pelos motoristas.

Redução de custos 

Evitar entregas atrasadas ou incorretas é crucial para reduzir os custos associados a devoluções e reenvios, especialmente para empresas que realizam entregas diretas aos clientes finais. 

O OTIF desempenha um papel crucial na redução dos custos logísticos relacionados ao armazenamento de itens, separação, embalagem e entrega. Isso garante que uma porcentagem maior dos pedidos seja entregue conforme as expectativas dos clientes, evitando o rompimento de contratos, custos adicionais com envios repetidos para o mesmo cliente, bem como despesas com combustível para deslocamentos em um mesmo endereço, entre outros.

Satisfação do cliente

Entregas pontuais e precisas contribuem para a satisfação do cliente. Ao atender às expectativas dos clientes, a empresa constrói uma relação de confiança nos processos e melhora os índices de satisfação.  

Clientes satisfeitos tendem a escolher continuamente uma empresa que seja pontual e ofereça qualidade de serviço, resultando em uma lealdade duradoura e na manutenção das receitas.

Além disso, a satisfação do cliente não se limita apenas à entrega dentro do prazo, ela se estende à integridade dos produtos recebidos. O OTIF, ao avaliar tanto a pontualidade quanto a precisão nas entregas, proporciona uma experiência completa e satisfatória para o cliente.

Como implementar o OTIF em uma operação logística?

A implementação de um novo indicador em uma operação logística exige mudanças. E principalmente ter informações em mãos. 

Período de medição: determine o período específico para calcular o OTIF, podendo ser diário, semanal ou mensal.

Número de pedidos: escolha uma amostra representativa de pedidos para avaliar o desempenho da empresa.

Quantidade correta e prazos de entregas: garanta que a quantidade de produtos e o prazo de entrega em cada pedido corresponde ao que foi solicitado pelo cliente.

Portanto, é fundamental manter cada registro relacionado às entregas atualizado, incluindo datas de agendamento, motivos de devoluções e, se possível, fotos. Essas informações são valiosas tanto para lidar com problemas específicos quanto para buscar constantes melhorias.

Como escolher a ferramenta para gerenciar suas entregas 

Ao optar por um sistema completo para gerenciar suas operações logísticas, você ganha controle total sobre todos os processos envolvidos na coleta e entrega de mercadorias.

O sistema RotaExata foi desenvolvido especialmente para atender às demandas específicas de empresas que dependem de uma frota. Com um profundo entendimento das diversas necessidades empresariais, oferecemos uma solução adaptada para otimizar suas operações logísticas.

O sistema de gestão da RotaExata, permite o monitoramento em tempo real de sua frota, proporcionando a flexibilidade de selecionar rotas com base em distâncias percorridas para cada entrega. Dessa forma, garantimos eficiência, precisão e controle total sobre suas atividades logísticas.

O módulo de rastreamento RotaExata coleta dados para garantir que as rotas ocorram conforme o planejado. Ele mostra onde e quando os motoristas fazem paradas, além da hora e data das entregas realizadas.

Um sistema de gestão oferece uma série de benefícios, permitindo que o gestor determine o tempo de atendimento. Isso resulta no aumento do número de entregas diárias, evitando que algum cliente fique sem receber sua mercadoria.

Com o roteirizador RotaExata você reduz custos, otimiza seu tempo, aumenta a produtividade da frota, torna a tomada de decisão mais precisa, evita entregas atrasadas e melhora a experiência do cliente.

Um dos objetivos da roteirização de entregas é a redução de tempo das operações e a diminuição dos custos relacionados, não só com combustível, mas também por conta do uso de diversos veículos para a conclusão das operações, ao passo que elas poderiam ser realizadas com um número bem menor de veículos.

Durante a execução das entregas e serviços, o gestor acompanha o status da operação, incluindo o check-in, check-out e o tempo que o motorista permaneceu em cada parada, por meio do sistema. 

As soluções da RotaExata não apenas otimizam processos e reduzem custos, mas também visam gerar valor para o cliente, proporcionando uma experiência totalmente positiva.

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