Planejamento de operação de frota: como melhorar os agendamentos de serviços e entregas?

O planejamento de operação de frota, também chamado de agendamento de operação, trata-se dos serviços e entregas que são marcados com antecedência, em concordância com o cliente.

Diferentemente dos serviços e entregas de pronto atendimento - que ocorrem no momento em que são solicitados - a modalidade de planejamento é organizada antecipadamente. Ela é determinada uma data e um horário fixos, já que muitas dessas operações são permanentes e ocorrem com certa frequência.

Dentre os segmentos de empresas que mais realizam esse tipo de operação, estão: os representantes comerciais e os prestadores de serviço, estando em ênfase os serviços de manutenção, limpeza, saneamento, refrigeração, supermercados e confeitarias, por exemplo.

Se você é diretor, gestor ou responsável por uma empresa inserida em algum desses segmentos, precisa ter conhecimento de algumas funcionalidades e ferramentas que podem ser de grande auxílio, além de algumas estratégias nesse processo que proporcionarão produtividade.

De fato, o pensamento estratégico no planejamento de operação de frota , faz toda a diferença no desempenho do seu negócio. Isso porque se a estratégia for bem aplicada, haverá uma considerável redução de custos, antes exacerbados por conta de uma dificuldade em organizar as operações.

Quer saber como melhorar seu agendamento de operações? Acompanhe com a gente!

Como funciona o planejamento de operação de frota?

Para iniciar, vamos nos aprofundar um pouco mais no funcionamento do planejamento de operação de frota.

Como você já sabe, nesses casos há uma comunicação maior entre a empresa e o cliente, já que são esses dois lados que decidem juntos acerca das visitas, entregas e serviços que serão realizados.

Por isso, cabe ao gestor encontrar uma forma de adequar a sua empresa a esse método da melhor maneira possível, tendo em vista que o modo que ele é aplicado depende da atividade que a empresa exerce.

A estratégia utilizada por uma empresa que realiza entregas não será a mesma da empresa que presta serviços, isso porque uma das diferenças é o período de tempo que leva a operação em cada caso.

Sendo assim, o ideal é utilizar uma ferramenta flexível para o seu próprio negócio. Por meio dela, você mesmo pode estabelecer as regras e adequar segundo o seu tipo de negócio, o período de tempo necessário e o itinerário mais econômico possível.

Exemplos práticos:

Como um exemplo, usaremos um dos nossos clientes, cujo trabalho é a entrega de produtos de panifício.

Por serem produtos de consumo imediato, a empresa - que trabalha com distribuição, e depende da frota veicular para isso - precisa organizar os horários e itinerários, a fim de abastecer todos os comércios no período certo.

Com essa finalidade, a corporação utiliza a flexibilidade do software, pois entende que precisa adequar o planejamento das operações de acordo com a sua rotina e segundo as necessidades das empresas que atende.

No caso desse cliente, a utilização do roteirizador é indispensável, e nessa situação, eles optam por demarcar regiões segundo as suas próprias estratégias, e enviar determinados veículos para cada uma delas, aumentando assim a velocidade das entregas, e assegurando que todos os negócios serão atendidos naquele mesmo dia.

Sobre essa ferramenta, iremos especificar um pouco abaixo; primeiro, você precisa entender a importância das estratégias específicas. Confira!

Crie estratégias focadas em seu segmento!

Como já comentamos, é importante que a ferramenta adotada por você para o auxílio no planejamento de operação de frota, seja flexível, e se enquadre segundo as suas estratégias.

O sistema RotaExata é desenvolvido e direcionado especificamente para empresas, por esse motivo, temos um conhecimento aprofundado sobre as necessidades de diversas empresas que dependem de frota veicular.

Como a distribuidora que usamos como exemplo, que realizam agendamento das operações. Essa funcionalidade se chama “agendamento por região” e está vinculada aos módulos de rastreamento veicular e roteirização.

Como o agendamento por região funciona?

Em síntese, essa ferramenta pode ser utilizada com base nas regiões já determinadas no mapa por você, de acordo com a localização dos clientes que você precisa visitar, e até mesmo os pontos de parada.

Ao cadastrar todas essas informações no sistema (localização dos clientes, destinos, cercas virtuais - espaços delimitados até onde os seus motoristas podem ir - número de entregas/serviços a serem realizados no dia), você poderá preencher o painel de agendamento por região.

O painel é composto pelas informações completas do cliente. Além do mapa com todos os pontos fixados, há o módulo de roteirização operando - apontando os melhores itinerários com foco no ganho operacional. Essas informações ficam reunidas em um mesmo local, para facilitar a visualização e tornar essa atividade mais prática.

O diferencial do rastreamento veicular

De fato, o agendamento por região é uma forma completa de organizar as operações, e isso acontece porque você irá utilizá-la em conjunto ao módulo de rastreamento - que rege todas as funcionalidades do sistema.

Por meio do rastreamento veicular aliado à roteirização, você poderá acompanhar a localização, o status e todos os eventos de telemetria dos veículos em tempo real, e dessa forma, você não estará apenas agendando as operações, mas as monitorando enquanto estiverem acontecendo.

Assim, a organização fica presente não apenas na etapa do planejamento, mas durante o processo inteiro!

Ademais, existem algumas funcionalidades específicas que facilitam a usabilidade do sistema, e otimizam ainda mais a organização interna da sua frota. Confira:

1. Regiões separadas para cada veículo

Como já comentamos acima, as regiões são espaços que você mesmo delimita, de acordo com a localização dos seus clientes. Dessa forma, o próprio sistema roteiriza o melhor itinerário levando em conta aquela região, de modo a encurtar o trajeto e otimizá-lo, de acordo com o ponto de origem que você mesmo pode estabelecer.

Por meio dessa ferramenta, os veículos serão determinados para cada região. Desse modo, não haverá mais o problema de sua frota ficar espalhada aleatoriamente - aspecto esse, que pode comprometer a eficiência e a pontualidade das operações.

Lembre-se que a segmentação e a separação de regiões por veículo é uma estratégia que visa a velocidade dos trajetos e a economia de combustível.

2. Confirmação de agendamento

Outra funcionalidade bastante eficaz é a confirmação do agendamento. Você pode realizá-la no painel de agendamento do sistema.

Por meio desse mecanismo, a organização interna das operações ocorre de forma muito mais fluída. E ainda, sua equipe participa do planejamento juntamente com você! Assim, a comunicação entre os colaboradores melhora consideravelmente, e os trajetos passam a ser realizados de maneira uniforme.

Além disso, a confirmação do agendamento via sistema também gera uma economia de tempo, visto que por meio dela você evita que as visitas sejam improdutivas, garante que não haja uma viagem “perdida” ou até mesmo um imprevisto, como o caso do cliente não poder atender. consegue planejar antecipadamente as visitas em cada um dos seus clientes e confirmá-las dias antes, ou de acordo com o seu cronograma.

Para confirmá-las, é só dar um “positivo” e assim, a organização já está garantida.

3. Regras flexíveis

Por último, uma funcionalidade do planejamento de operação de frota que queremos destacar, diz respeito às regras flexíveis, que é você quem determina dentro do sistema.

Uma delas - e a principal - trata-se do tempo de permanência no cliente. Como já mencionamos, cada empresa possui uma forma de trabalho, e pode oferecer ou produtos ou serviços. Por esse motivo, as configurações quanto ao tempo da visita são flexíveis de acordo com a sua própria estratégia.

Ao estabelecer o tempo de permanência, o motorista acompanha essa regra por meio do aplicativo do condutor. E, se por acaso esse tempo for ultrapassado, o sistema gera uma notificação para o gestor, para que você possa assumir o monitoramento e ter acesso a todas as informações daquela operação.

Sendo assim, se você deseja otimizar o tempo e o trabalho dos seus colaboradores, você pode criar uma regra com um menor período de duração, estabelecendo metas e aumentando o número de atendimentos naquele dia.

Além disso, ao otimizar os itinerários, você está automaticamente conquistando o ganho operacional. A partir daí, seu planejamento só vai trazer vantagens!

Ganho operacional e Economia

Para concluir este conteúdo, queremos te mostrar e ressaltar a maior vantagem que a ferramenta oferece para empresas que realizam planejamento de operação de frota.

Ao potencializar as entregas e prestação de serviços por meio da organização interna, do agendamento por região e do roteirizador, você está aumentando a produtividade da sua equipe, e consequentemente, há ganho operacional!

O que é o ganho operacional?

Ganho operacional é quando há redução de custos, crescimento da eficiência e otimização dos serviços prestados pela sua frota.

Por exemplo, ao organizar os itinerários da frota internamente, você vai perceber que as operações podem ser realizadas por um número reduzido de veículos. Dessa forma, você estará economizando com combustível, tempo e poupando os colaboradores, que podem estar realizando outras atividades.

Ademais, o ganho operacional é uma das principais causas para uma economia saudável em sua empresa. Por isso, ele deve ser visado e colocado como objetivo, para que esteja sempre presente na rotina!

Esperamos que as ferramentas abordadas e as dicas dadas tenham sido de grande auxílio para você! Se você ficou com alguma dúvida, deixe nos comentários que te responderemos o quanto antes!

No mais, nos despedimos por aqui. Se você deseja saber mais sobre o outro tipo de operação, que é de pronto atendimento, confira o nosso artigo aqui no blog!

Saiba mais sobre as ferramentas de planejamento de operação de frota e aprenda a alcançar ganho operacional!


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