Política de frota: como a RGK4IT corrigiu o uso indevido

A política de frota de uma empresa determina a conduta dos motoristas, estabelece normas e influencia diretamente no nível de eficiência das operações de campo. No caso da RGK4IT, foi apenas corrigindo o uso indevido do veículo, que a produtividade da frota foi potencializada e a política da empresa pode ser alinhada entre os colaboradores. Em resumo, a RGK4IT é uma empresa do segmento de tecnologia da informação, localizada em Maringá, no Paraná, e fundada há 15 anos. Seu principal objetivo e valor como corporação do campo tecnológico, é cooperar em soluções modernas por meio de um atendimento responsável e humanizado. Para que isso ocorra e por ser uma prestadora, a companhia depende de uma frota veicular - de 8 veículos - para a realização dos serviços, os quais são: soluções de infraestrutura, conectividade e gestão de dados customizados, de acordo com a necessidade do cliente. Tendo isso como base, é necessário que as operações sejam bem-sucedidas e muito produtivas, para que os clientes fiquem satisfeitos com o serviço. Por conta disso, o uso indevido dos veículos era um problema que interferia no sucesso da RGK4IT, e inclusive foi o que impulsionou o diretor, Antônio Rogoski, a procurar por um sistema de rastreamento veicular. Neste case, vamos te mostrar quais foram os benefícios alcançados pela empresa de TI, bem como quais problemas foram solucionados por meio do sistema RotaExata. Acompanhe com a gente!

Correção das inadequações de conduta segundo à política de frota: quanto tempo levou?

Segundo Antônio, havia uma falta de controle sobre o que acontecia em campo, além de inadequações referentes à política de frotas, resultados da falta de monitoramento veicular. Ao perceber uma desorganização das operações de campo, além de recorrências de multas, atrasos na prestação de serviços e tempo ocioso, o diretor da empresa notou a necessidade urgente por um sistema que proporcionasse uma base para esse monitoramento das operações, a RGK4IT foi em busca de um sistema de rastreamento, encontrando assim o RotaExata. “Foi muito satisfatório o contato com a RotaExata, tanto no atendimento inicial, quanto na disponibilidade de entender a nossa demanda e procurar uma solução. Esse contato continuou no momento pós-venda, a equipe de suporte e CS sempre auxiliando em nossas necessidades”. - declarou o diretor. A partir das informações fornecidas pelo rastreamento veicular, a empresa passou a identificar e resolver incoerências no comportamento dos condutores, que antes resultavam em um rendimento desfavorável das operações. A mudança na dinâmica da frota ocorreu por meio de alguns passos:

1. Descoberta e identificação do uso indevido

Em primeiro lugar, por conta das informações providas pelo rastreador e interpretadas no sistema, a RGK4IT notou que atitudes como excesso de velocidade, trajetos não autorizados pela empresa e rotas mal conduzidas eram comuns no cotidiano em campo. Como o nosso sistema de rastreamento fornece dados exatos e sem ruídos, isto é, as rotas são traçadas no mapa com riqueza de detalhes, e regidas por variáveis como a distância e até mesmo a angulação do veículo, todas os eventos praticados pelo motorista passaram a ser de conhecimento do gestor. Além disso, por saberem que estavam sendo monitorados e que a sua conduta poderia gerar advertências, os condutores passaram a melhorar seu comportamento e sua prestação de serviços voluntariamente, extinguindo assim o tempo ocioso. Nas palavras de Antônio: “Passamos a ter um acesso às atividades de campo, o que nos trouxe conforto e segurança, por saber o que está acontecendo.”

2. Alinhamento à política de frota

Posteriormente à identificação do que estava interferindo na qualidade da prestação de serviços da RGK4IT, a empresa pode realizar o alinhamento dos motoristas à política de frota. Como a equipe de gestão da empresa cadastrou no sistema RotaExata as regras de rastreamento e normas vinculadas às operações de campo, todas as vezes que os condutores as desrespeitavam, eram geradas notificações; ou seja, havia um meio de saber e comprovar o que precisava ser disciplinado. Além disso, a empresa passou a ter uma previsibilidade das operações, horários de chegada e saída dos veículos e tempo de duração das prestações de serviço.

Em quanto tempo os resultados começaram a aparecer?

Para o gestor, o tempo de resposta do sistema foi extremamente rápido, tendo em vista que a empresa passou a observar a mudança no comportamento dos motoristas e a adequação à política de frota, após uma semana de uso do RotaExata. Bastou apenas uma semana de operações, para que os pontos desfavoráveis fossem descobertos e a melhoria começasse a acontecer. “As distorções foram solucionadas de imediato!”

3. Modernização no gerenciamento da frota

Como o monitoramento passou a ser realizado com base em informações exatas, fornecidas pelo sistema, todo o gerenciamento da frota também foi facilitado. As ocorrências de uso indevido do veículo e até mesmo os registros relacionados aos itinerários e à prestação de serviços passaram a ser automatizados pelo módulo de gestão do RotaExata. “Processos que realizávamos os registros em papel e prancheta, passaram a ficar armazenados nos equipamentos.” Sendo assim, não só o uso indevido e o alinhamento da política de frota foram efetuados, mas também o próprio modo de gerenciar passou por uma otimização.

A importância de corrigir o uso indevido para o crescimento de uma empresa

Após a correção do uso indevido dos veículos corporativos, a RGK4IT passou a ter controle total - além de uma base para possíveis ações disciplinadoras - em relação à frota. Sendo assim, a principal resultado foi o aumento da produtividade da empresa em si, já que seu sucesso é influenciado pelo desempenho dos veículos que realizam os serviços. Atenção: se a sua empresa é portadora de uma frota e também depende dela para o cumprimento de serviços ou entregas, tenha em mente que é apenas extinguindo o uso indevido, que o real potencial dos seus veículos é enfim revelado. Geralmente, o uso indevido pode ser caracterizado por uma série de atitudes que, quando acumuladas, geram um enorme prejuízo ao seu negócio. Para que a sua empresa alcance êxito, como aconteceu com a RGK4IT, confira as dicas que preparamos, inclusive baseadas no depoimento do gestor Antônio:

Dica #1: Elimine a ociosidade dos motoristas

Quando há muita ociosidade, ou seja, os condutores passam boa parte do seu tempo de expediente parados, utilizando o veículo para fins particulares ou realizando desvios e atrasando as operações, a produtividade da empresa tende a ser muito baixa. Mesmo que o seu serviço seja de qualidade e os veículos sejam bem preservados, se os motoristas não cumprem com o potencial que o seu negócio tem, ou não seguem uma política de frota estabelecida, sua empresa provavelmente não alcançará vantagem competitiva. Para performar a melhor prestação de serviços do seu segmento, os executores das operações - ou seja, os motoristas - também precisam ser diferenciados. Por isso, o monitoramento veicular torna-se indispensável nesse processo. A única maneira de se certificar que a ociosidade não está acontecendo, é acompanhando os itinerários em tempo real. É para isso que o rastreamento do RotaExata foi desenvolvido com excelência e exatidão!

#Dica 2: Corrija as infrações de trânsito

Um outro indício do uso indevido do veículo é o acúmulo de infrações de trânsito. Se a sua empresa tem recebido muitas multas, esse é um sinal que os seus motoristas não estão seguindo a política de frotas devidamente. Neste sentido, o mais recomendado é identificar quais infrações estão acontecendo com mais frequência e por quem elas estão sendo praticadas - por meio das informações do rastreamento e as análises que o RotaExata fornece - e posteriormente realizar um treinamento com os condutores. Assim, a “reciclagem” os ajudará a melhorar sua direção, e a sua empresa poupará a saúde financeira. Ademais, você pode criar normas no formato de “regras de rastreamento”, uma ferramenta bastante interessante do Rota, que inclusive auxiliou no caso da RGK. Essas regrinhas funcionam para te notificar caso infrações - ou comportamentos inadequados, no geral - ocorram, para que você tome as medidas necessárias.

#Dica 3: Delimite os trajetos autorizados

Por fim, uma dica bastante válida é se atentar aos trajetos autorizados e os não autorizados. Na história da RGK4IT, o uso indevido era caracterizado por rotas não autorizadas, o que gerava improdutividade e até mesmo danos ao veículo, por serem áreas perigosas. Para evitar que seus motoristas façam itinerários proibidos, você pode criar, no mapa dinâmico, as chamadas “cercas virtuais”, áreas delimitadas que restringem até onde os veículos podem ir. Assim, a conservação dos veículos pode ser zelada, e você poupa que maiores complicações aconteçam.

Quais os diferenciais do RotaExata? A RGK4IT te conta!

Para finalizar, iremos te mostrar alguns dos diferenciais do Rota, observados na perspectiva da RGK. Segundo o gestor de frotas da prestadora de serviços de TI, o nosso sistema é diferenciado por ter uma boa usabilidade, ou seja, por ser fácil de utilizar e interpretar. Além disso, um diferencial é a modalidade mobile do sistema, que pode ser acessada pelos motoristas sem qualquer dificuldade. Isso também reflete uma boa usabilidade do software, já que ele é flexível e ideal para qualquer situação que sua frota precisar. Para fora do sistema em si, o Antônio ressaltou a excelência do time de suporte da RotaExata, que segundo ele, presta um bom pronto atendimento para a resolução de problemas, esclarecimento de dúvidas e acolhimento de sugestões que sua empresa leva. Finalizamos com o depoimento do diretor institucional: “Acreditamos que vai ser uma relação duradoura, a longo prazo, entre a nossa empresa e a Rota. Temos uma boa parceira, que supre sim as necessidades que temos de monitoramento e acompanhamento da frota. A RotaExata com certeza foi a melhor escolha!” Esses resultados podem ser alcançados por sua empresa também! Se você ficou com alguma dúvida, basta deixar aqui nos comentários, que a gente conversa! Confira o case na íntegra:

Conheça o sistema na prática e melhore a produtividade da sua empresa de acordo com a sua política de frota!

Falar com um especialista! Tag: case, motorista, política de frota, rastreamento, uso indevido do veículo