Tudo sobre o controle de quilometragem excedente

Uma empresa que busca reduzir custos na gestão de sua frota não pode ignorar o controle de quilometragem, principalmente quando utiliza veículos terceirizados. 

Isso porque, ao contratar esse tipo de serviço, há uma franquia de quilometragem mensal definida em contrato. Caso esse limite seja ultrapassado, a empresa precisa pagar pelos quilômetros excedentes, o que pode gerar custos elevados e comprometer o orçamento.

Pensando nisso, a RotaExata desenvolveu uma solução inovadora. Nosso sistema de gestão de frotas conta com uma funcionalidade que registra a quilometragem percorrida de cada veículo, permitindo um acompanhamento detalhado, seja diária ou mensalmente. Com isso, a gestão se torna mais precisa, eficiente e fácil de controlar.

Neste artigo, você vai descobrir como essa nova ferramenta funciona e tudo o que o nosso sistema oferece. Mas antes, vamos entender por que o controle de quilometragem é essencial e como realizá-lo de forma eficiente. Confira!

O que é o controle de quilometragem?

O controle de quilometragem é o acompanhamento da distância percorrida pelo veículo. Tradicionalmente, essa informação é registrada pelo hodômetro, presente no painel do veículo, mas essa abordagem pode ser limitada. 

No entanto, atualmente, tecnologias avançadas oferecem suporte aos gestores, permitindo o monitoramento preciso da quilometragem de cada veículo em todos os deslocamentos.

Como realizar esse controle?

Como mencionado anteriormente, o controle de quilometragem pode ser feito por meio do hodômetro ou de sistemas tecnológicos mais avançados. No entanto, o método mais comum ainda é o controle manual, que se baseia nos valores registrados pelo hodômetro. 

Esse processo é geralmente feito em planilhas, onde o motorista anota os valores do hodômetro a cada saída e retorno do veículo. Com esses números, os gestores calculam a distância percorrida, comparando-a com a distância média esperada, para verificar se o trajeto programado foi cumprido corretamente.

O que é a quilometragem excedente?

Vamos entender melhor o que é a quilometragem excedente, pois o objetivo deste artigo é evitar que você pague por essa taxa extra. A quilometragem excedente refere-se à distância percorrida além do limite estabelecido no contrato de locação.Quando sua empresa possui veículos locados, ela tem uma franquia mensal, ou seja, um limite de quilometragem que pode ser utilizada, conforme o acordado no contrato.

Mas como calcular a quilometragem excedente?

Geralmente, as empresas locadoras começam a verificar o uso de quilômetros excedentes a partir do sexto mês de contrato. Esse cálculo pode ser feito quando o veículo precisar de manutenção, por exemplo, ou periodicamente. 

Nesses casos, a locadora confere a quilometragem registrada até aquela data e compara com a distância que deveria ter sido percorrida, conforme o contrato. Se for constatado que o limite foi ultrapassado, o valor referente aos quilômetros excedentes será cobrado além do aluguel mensal.

É fundamental, portanto, controlar a quilometragem para evitar custos extras e garantir que sua empresa não seja surpreendida com taxas inesperadas.

Quais as consequências da quilometragem excedente?

A quilometragem excedente pode trazer algumas consequências importantes. Primeiramente, ela pode resultar em custos extras, já que a locadora cobra um valor adicional por cada quilômetro excedente, o que pode gerar despesas inesperadas e impactar diretamente o orçamento da empresa. 

Além disso, se esse tipo de limite de quilometragem for algo recorrente, a locadora pode ver isso como um mau uso do veículo, o que pode afetar a negociação de novos contratos de locação ou até mesmo gerar condições menos favoráveis.

Portanto, o controle rigoroso da quilometragem é essencial para evitar essas consequências e garantir que a empresa opere de maneira eficiente e sem custos extras desnecessários.

Como evitar a quilometragem excedente?

Para evitar a quilometragem excedente e evitar custos adicionais com locadoras, é essencial adotar algumas estratégias de controle. Aqui estão algumas práticas que podem ajudar:

Acompanhe a quilometragem regularmente: Registre os quilômetros percorridos de cada veículo com frequência e compare com a franquia contratada para evitar surpresas.

Planeje as rotas: Utilize ferramentas de roteirização para otimizar trajetos e reduzir distâncias desnecessárias.

Oriente os motoristas: Instrua a equipe sobre a importância de seguir as rotas planejadas e evitar desvios não autorizados.

Negocie a franquia ideal: Antes de fechar o contrato, analise a média de uso da frota e negocie um limite de quilometragem que atenda às necessidades da empresa.

Use tecnologia para monitoramento: Sistemas de gestão de frotas ajudam a rastrear os deslocamentos e identificar excessos rapidamente, permitindo ajustes antes que gerem custos extras.

Como a tecnologia controla a quilometragem da sua frota

O monitoramento tem um papel fundamental para controlar a quilometragem da sua frota, confira algumas estratégias eficientes:

O dispositivo de rastreamento não apenas monitora a localização dos veículos, mas também registra com precisão a quilometragem percorrida. Com ele, cada deslocamento é registrado detalhadamente, proporcionando um controle eficiente e facilitando a gestão da frota.

Com o sistema de rastreamento do RotaExata, você acompanha a rota de cada veículo, verificando se estão seguindo os trajetos planejados e identificando possíveis desvios que podem gerar quilometragem excedente.

Diferente do controle manual, que depende das anotações dos motoristas, o sistema registra a quilometragem percorrida.  Além de manter um histórico detalhado de todas as rotas, permitindo análises para entender o comportamento dos condutores.

Além disso, implementamos uma nova regra de automação que ajuda a evitar custos extras. Agora, o gestor recebe um alerta sempre que a quilometragem dos veículos se aproxima do limite estipulado. Ao configurar essa regra, ele pode definir o acompanhamento diário ou mensal da quilometragem percorrida, garantindo um controle mais preciso.

Além disso, o sistema já conta com regras de monitoramento para velocidade, freadas e acelerações bruscas, permitindo identificar padrões de uso e auxiliar na tomada de decisões estratégicas. Sempre que um desses comportamentos é detectado, um alerta automático é gerado para o gestor, garantindo mais controle e segurança na operação da frota.

O sistema da RotaExata faz uma gestão completa da sua frota, venha conhecer nosso sistema e faça o teste grátis. 

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