Reduzir custos da frota: realize o gerenciamento financeiro de forma inteligente!

Para reduzir custos da frota, são necessários meios de gerenciar, administrar e monitorar os veículos, de forma a identificar fatores que estão prejudicando a economia.

De fato, a falta de controle sobre os motoristas é uma das principais causas para o acúmulo de gastos exageradamente elevados, os quais trazem prejuízos muito graves para a sua corporação.

Nesse sentido, o gerenciamento e o controle sobre os custos relacionados às operações, como as despesas com combustível, manutenção e gastos com infrações, devem ser feitos diariamente, sem falta!

Caso contrário, sua empresa vai se desgastar e ser tomada pela desorganização, perdendo assim sua saúde financeira.

Nesse artigo, vamos te mostrar a solução que a sua corporação precisa para zelar pela economia. Ela funciona de forma automática e simples, para que você consiga administrar a frota sem grandes esforços. 

Trata-se de um gerenciamento verdadeiramente inteligente!

Acompanhe conosco!

Índice:

1. Os perigos dos gastos elevados para a sua empresa
2. Gerencie seus custos de forma inteligente: invista em processos automáticos!
3. Gerenciamento e padronização de processos: exemplos

Os perigos dos gastos elevados para a sua empresa

Se a sua empresa não possui medidas para reduzir custos da frota, você corre graves riscos.

Isso porque esse é o sinal de que a sua corporação não investe no gerenciamento financeiro e nem no monitoramento das operações, já que provavelmente não sabe a fonte dos gastos exacerbados.

Abaixo, vamos explicar as consequências dos principais gastos e como eles podem ser prejudiciais ao seu negócio e à sua evolução no mercado.

1 - O risco do prejuízo com combustível

Os gastos com combustível são majoritários no cenário das empresas que portam frota veicular e realizam suas atividades por esse meio, já que muitas vezes os veículos passam todo o tempo do expediente em deslocamentos.

O prejuízo aparece quando os motoristas utilizam os veículos com uma frequência ainda maior do que deveriam, no que chamamos de uso indevido do veículo.

As atitudes de má conduta são as grandes responsáveis pelos gastos que não deveriam acontecer - não são necessários - mas mesmo assim são arcados pela sua empresa, que nem sabe a raiz desse prejuízo.

Outro ponto que gera custos fora do normal com combustível é a escolha dos postos para abastecimento. Se ela é feita aleatoriamente, é prova de que não há um controle e nem administração nesse âmbito, ou seja, há uma grande desorganização.

Dessa forma, os custos tendem a ser ainda maiores.

2 - Consertos que poderiam ter sido evitados

Outro custo que pode interferir gravemente no desempenho da sua frota são os gastos com reparos e consertos. 

A manutenção corretiva - como chamamos - gera de fato muito prejuízo, visto que em alguns casos a peça do veículo tem que ser substituída.

Troca de pneus, reconstrução da lataria, conserto do motor e outras manutenções - necessárias após um acidente de trânsito, por exemplo - são situações em que esses gastos são realizados.

Se o gerenciamento estivesse acontecendo apropriadamente, esse prejuízo não atingiria a sua empresa dessa forma.

3 - Consequências das infrações dos motoristas

As infrações causadas pela conduta dos colaboradores em campo causam um dos maiores prejuízos para a sua corporação: as multas.

No entanto, apesar de ser necessário e urgente a aplicação de medidas para que as infrações parem de ocorrer, você também tem a responsabilidade de administrar corretamente as multas, caso elas ocorram.

Se o controle de multas não é realizado, ou seja, elas não são registradas, as consequências são ainda maiores para a sua empresa, que corre o risco de sofrer com complicações jurídicas.

Gerencie seus custos de forma inteligente: invista em processos automáticos!

Tendo em vista as consequências que você pode sofrer por conta da falta de gerenciamento dos custos e pela ausência de um monitoramento efetivo das operações de campo, é nítido que alguma ação precisa ser feita, imediatamente!

Para gerenciar esse âmbito de maneira ideal, é necessário que a administração seja prática e a mais exata possível!

Nesse sentido, temos a melhor solução do mercado para te apresentar, visto que se trata de uma tecnologia inovadora e rápida, que possibilita um gerenciamento prático e que não exige controle ativo.

É a automatização da sua gestão financeira!

No sistema RotaExata,  você vai conhecer o chamado módulo de automação, uma das ferramentas regidas pelo rastreamento veicular.

Resumidamente, esse módulo é uma forma de tornar os processos das operações de campo ainda mais práticos, em especial o seu gerenciamento financeiro.

De forma simples, ele oferece a você uma gestão automática e personalizada, com base nas necessidades específicas da sua empresa.

Você cria o padrão, o sistema automatiza, registra e armazena tudo o que você precisar!

Como essa ferramenta funciona?

Em síntese, a automação é composta pelas regras e pelos formulários, ambos são interligados!

Como já mencionamos, esse módulo é personalizável e flexível segundo as suas necessidades. Sendo assim, é você quem cria as regras - vinculadas ao rastreamento - e também os formulários que serão disparados para os motoristas responderem.

A gestão automatizada tem como embasamento a colaboração. 

Sendo assim, funciona da seguinte maneira: toda vez que uma regra for acionada, o formulário é automaticamente enviado para o motorista, que deve respondê-lo em seu smartphone, onde ele acessar o sistema pelo navegador do celular, ou deixar o sistema salvo por PWA, com o seu usuário motorista criado por você.

Essas regras são feitas com base no que você quer solucionar. Por exemplo, se você identificou - por meio do rastreamento - que os seus condutores praticamo uso pessoal do veículo, causando assim um maior gasto com combustível, você pode criar uma regra para todas as vezes que houver esse desvio.

Assim, a cada desvio, o sistema envia automaticamente um formulário para o motorista responder.

O formulário pode ser criado da maneira que você desejar: nele você pode solicitar uma justificativa por texto, pode solicitar uma foto, uma assinatura digital e até criar checklists!

No exemplo que citamos, o formulário pode ser composto por um campo de texto, para que o motorista justifique o porquê da utilização não permitida do veículo. 

Caso ele não responda, essa situação será registrada no sistema como uma pendência, até que ele responda ou até que você faça uma cobrança disso.

Gerenciamento e padronização de processos: exemplos

Para exemplificar melhor, devemos afirmar que você pode utilizar a funcionalidade da automação até mesmo para padronizar os seus processos.

Veja bem: no sistema você pode criar uma regra, estabelecendo postos de combustível específicos em que o colaborador deve abastecer.

Assim, todas as vezes que o motorista parar lá, ele receberá automaticamente um formulário no qual deve responder o valor que foi abastecido. O próprio motorista poderá lançar o custo diretamente no sistema!

Dessa forma, você pode padronizar esse abastecimento e controlar essa despesa.

Quanto à manutenção corretiva, o formulário que você pode desenvolver é flexível para as suas necessidades.

Isto é, se for causada alguma avaria no veículo, você pode solicitar uma foto da peça danificada ou pode criar uma checklist de cuidados com o veículo, que o condutor deve responder.

Além disso, o colaborador pode inserir uma justificativa por texto, a qual explica o motivo e a situação em que aconteceu o acidente ou sinistro.

Registro de infrações

Para finalizar, no controle de infrações - regras estabelecidas pela empresa em sua política de frotas - o formulário pode servir como um registro e também como uma forma de evitar futuros imprevistos relacionados, como, por exemplo: multas.

Outra situação é, caso ocorra uma infração, uma regra - anteriormente criada por você - pode servir de gatilho para um formulário, no qual o motorista deve responder alegando detalhes sobre a situação.

Quanto à prevenção, o módulo de automação pode ser uma forma de controlar a rotina: como está a documentação - do colaborador e do veículo - onde estão sendo realizados os estacionamentos, entre outros.

É importante ressaltar que este módulo é totalmente flexível. Portanto, você pode criar regras e formulários com base nas suas problemáticas e objetivos.

Trata-se de um gerenciamento verdadeiramente inteligente! Por meio dele, há a diminuição do controle ativo e a maior automatização dos processos.

Assim, sua gestão será exata e rápida, sem que você precise se esforçar muito para isso.

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Tag: automação, custos, economia, reduzir custos