Registros digitais: como manter a segurança dos seus dados e custos?

Você conhece a importância de realizar registros digitais?

Como uma empresa que se desenvolve cada vez mais e que busca a produtividade nas operações de campo, cabe a você zelar pela segurança da frota.

No entanto, essa segurança não está restrita apenas à condução dos veículos, mas também à forma como os seus dados, informações e documentos são armazenados e registrados.

Em outras palavras, a segurança informacional da sua empresa possui um grande impacto no desenvolvimento do seu negócio e até mesmo no rendimento das operações, visto que a sua frota gera diversos dados importantíssimos, que devem ser organizados.

Nesse sentido, manter os dados relacionados às operações em ordem é primordial, ainda mais se esses envolverem custos.

No presente artigo, vamos abordar sobre essa tendência dos tempos atuais, que são os registros digitais, e de que maneira eles são úteis para a segurança da sua empresa e da sua frota.

Confira!

Índice:

1. Registros digitais: a tendência da segurança dos dados
2. #3 motivos para registrar as informações e mantê-las seguras
3. Como realizar registros digitais?

Registros digitais: a tendência da segurança dos dados

Em resumo, a segurança dos dados envolve todas as atitudes que visam deixar as informações de uma empresa protegidas.

No caso que estamos abordando, as informações compreendem as operações de campo, visto que se trata de empresas que dependem de frota veicular.

Ou seja, a proteção de dados trata-se de medidas de segurança que buscam preservar a confidencialidade e a privacidade de dados relativos às operações, tais como as localizações dos veículos, identificação dos motoristas e histórico de trajetos, por exemplo.

Além disso, essas informações podem ser referentes à situação financeira do negócio, como os custos e despesas das operações de campo.

Os dados abaixo devem ser mantidos em segurança, tendo em vista que são importantes para a sua empresa e sua perda pode gerar complicações:

• Custos (com combustível, manutenção, multas, pagamento de colaboradores);
• Jornada de trabalho dos colaboradores;
• Endereços frequentados;
• Especificações das visitas aos clientes;
• Documentos de compras e vendas (notas fiscais);
• Documentos dos colaboradores e dos veículos.

O registro deve ocorrer pois caso algo aconteça com essas informações e você as perca, sua empresa corre o risco de sofrer com prejuízo financeiro e muitas complicações jurídicas.

Exemplificando:

 

Por exemplo, caso as informações relacionadas à jornada de trabalho dos colaboradores não sejam registradas, sua empresa pode sofrer com processos por excesso de carga horária, por exemplo.

Além disso, se os custos não são armazenados e mantidos em segurança, a área financeira da sua empresa pode sofrer impactos por conta da desorganização e falta de planejamento, causando assim prejuízos.

Outro exemplo está em relação aos ataques cibernéticos, bastante comuns hoje em dia. Por ter informações confidenciais como valores, dados sobre os clientes e documentos, sua empresa corre o risco de ser atacada.

Esse risco está presente quando você utiliza ferramentas simples para o registro dos dados - como planilhas - ou nem mesmo usa uma forma padronizada de exercer controle.

Nesse sentido, é fundamental que os registros digitais sejam feitos em plataformas confiáveis, que sejam bem protegidas.

#3 motivos para registrar as informações e mantê-las seguras

Como estávamos conversando, o registro de dados é fundamental para manter a organização e para evitar riscos maiores, decorrentes da falta de documentos e comprovantes, por exemplo, 

Nesse contexto, separamos #3 dos principais motivos para você ter registros digitais de todas as suas informações e dados, referentes à frota.

#1 Você evita prejuízo financeiro

 

Como já usamos de exemplo, evitar prejuízos financeiros é um dos principais motivos pelos quais você deve manter a segurança dos dados.

Sendo uma empresa proprietária de frota veicular, diversos custos e despesas estão relacionados no dia a dia de operações de campo.

Nesse sentido, caso você não realize o registro apropriado, sua empresa pode sofrer com a perda de dinheiro, visto que o gerenciamento financeiro não é realizado ou é mal efetuado.

Além disso, caso as informações relacionadas aos clientes fiquem desprotegidas, sua corporação corre o risco de perder a fidelidade da clientela!

#2 Sua empresa foge de processos trabalhistas

 

Ao realizar os registros digitais, você impede que os processos trabalhistas atinjam a sua empresa.

Como já comentamos, processos decorrentes da jornada de trabalho, carga horária dos colaboradores e horas extras, por exemplo, são riscos quando não se registra adequadamente as informações relacionadas ao cotidiano.

Esses processos causam complicações que vão além de consequências monetárias, atingindo a imagem e reputação do seu negócio.

 

#3 Seus dados não são usados com outra finalidade

 

Por fim, um motivo pelo qual você deve fazer os registros digitais é a proteção contra ataques que visam o roubo dos seus dados.

Os ataques cibernéticos são de fato uma maneira de furtar informações e utilizá-las para fins inadequados, expondo assim tanto a sua empresa como também todas as outras envolvidas em seus dados.

Para evitar isso, é fundamental que os registros sejam feitos em meios seguros.

Como realizar registros digitais?

Agora que você já conhece essa tendência e sabe a importância de fazer os registros digitais, é importante ressaltar que a plataforma pela qual você registra faz toda a diferença.

Em outras palavras, não basta apenas tirar os seus dados do papel e lançá-los em documentos digitais ou em pastas no computador.

Hoje em dia, existem softwares que servem exatamente para o armazenamento seguro de informações como as de sua empresa, em especial as relacionadas à frota veicular.

Os sistemas de gestão de frota são exemplos disso, visto que oferecem ferramentas de lançamento de custos e de documentos.

Por meio deles, como é no caso do RotaExata, não só é feito o registro, como também você passa a exercer um gerenciamento inteligente das operações.

O módulo de gestão trata-se de uma ferramenta digital que permite que você registre todos os custos relacionados aos veículos - incluindo notas fiscais - e também dados relacionados à manutenção, às infrações e aos colaboradores em si.

Unindo todas essas informações em uma mesma plataforma, o objetivo é efetuar um gerenciamento completo sobre todas as variáveis de uma operação de campo, gerando economia e produtividade.

Assim, você mantém os dados seguros, evita prejuízos e ainda administra seus serviços com eficiência!

Você ficou com alguma dúvida sobre o sistema de gestão? Deixe um comentário! Nossa equipe está à disposição para te ajudar no que precisar.

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Tag: frota, produtividade, segurança