Quais regras para operações de assistência técnica devem ser aplicadas?

Para que o sucesso seja possível em sua empresa, do segmento da manutenção, são necessárias regras para operações de assistência técnica.

Se a sua empresa depende de veículos para os motoristas se deslocarem até os destinos, as normas precisam ser estabelecidas. Em especial porque os condutores também são os técnicos responsáveis por resolver o problema do cliente.

De fato, realizar assistência técnica é um trabalho que exige comprometimento por parte do colaborador.

Essa dedicação não se limita a apenas o trabalho de assistência em si, mas também na condução do veículo da empresa, o qual é utilizado para os deslocamentos até os destinos.

Nesse sentido, criar uma política de frotas com essas regras é a melhor maneira de manter o controle e uma gestão eficaz sobre as operações de campo.

No presente artigo, você vai conferir algumas dicas para montar a sua política, bem como conhecerá algumas soluções para os problemas mais recorrentes desse tipo de serviço.

Acompanhe conosco!

Índice:

1. Operações de assistência técnica: como elas funcionam?
2. Fatores indispensáveis para as suas operações
3. Como garantir que tais fatores sejam colocados em prática?

Operações de assistência técnica: como elas funcionam?

Em suma, a maioria das empresas que prestam assistência técnica trabalham com o modelo de demanda.

Portanto, se alguma máquina, peça, computador - ou seja lá qual for o segmento que a sua corporação atende - apresentar algum problema, o técnico deve ser enviado.

Esse envio conta com o veículo da frota, carregado com as ferramentas necessárias e o colaborador, que irá conduzir o carro até o cliente que solicitou a visita.

Ademais, algumas corporações desse ramo trabalham com uma metodologia diferente, visto que agendam as assistências.

Portanto, o envio dos veículos não se dá já no momento que o cliente solicita, mas é agendado um dia e um horário específico para o colaborador realizar esse atendimento.

Em ambos os casos, estabelecer uma política de frotas com regras para operações de assistência técnica é essencial para manter o controle, a economia e a produtividade do seu serviço.

Fatores indispensáveis para as suas operações

Quanto à política de frotas, alguns fatores são fundamentais e devem estar inseridos nesse documento. Eles devem ser formalizados como regras para operações de assistência técnica.

Antes de tudo, é importante ressaltar que a política é flexível de acordo com o modelo da empresa que você detém. Por isso, ao criá-la, leve em consideração as suas necessidades em específico.

Abaixo, você vai conferir #2 fatores que não devem faltar:

#1 Normas segundo o seu modelo de trabalho: pronto atendimento ou agendamento?

Como já comentamos, dependendo da empresa, o modelo de trabalho pode ser diferente.

Dessa forma, a primeira dica que damos é essa: adeque a sua política segundo a forma que a sua empresa trabalha.

Se os seus veículos são enviados em pronto atendimento, crie regras relacionadas a isso. 

Alguns exemplos são:

• Limite de velocidade;
• Trajetos mais curtos e selecionados de acordo com o que for mais viável para a sua empresa;
• Proibição do desvio de rota, visto que interfere na agilidade da operação.

Em contrapartida, se a sua empresa trabalha com o modelo de agendamento das visitas, as normas devem ser adequadas a isso. Crie regras relacionadas aos seguintes pontos:

• Identificação do motorista designado para tal data;
• Obediência ao planejamento montado pelo gestor da frota;
• Tempo de permanência no cliente.

Monitore a execução das regras

Inclusive, para se certificar que essas regras para operações de assistência técnica estão realmente sendo obedecidas, o rastreamento veicular é a melhor opção!

Como ele proporciona um monitoramento integral das operações, você poderá acompanhar - em tempo real - se os motoristas estão cumprindo o combinado.

Além disso, como já mencionado, a principal característica de uma política de frota é a flexibilização que ela apresenta. Ou seja: você pode adequá-la segundo as necessidades da sua empresa.

Ao criar suas regras para operações de assistência técnica, pense nisso!

#2 Organização e planejamento por parte do motorista

Outro fator que deve estar em sua política está relacionado à organização que o motorista deve ter.

Em operações de assistência técnica, é necessário o uso de ferramentas.

Nesse sentido, cabe ao colaborador um planejamento efetivo para que cada item seja carregado no veículo, a fim de não haver esquecimento.

Sendo assim, uma recomendação que damos é inserir na política de frotas a obrigatoriedade dessa verificação.

Para tornar isso efetivo, você pode estabelecer diversas formas de o motorista comprovar que realizou essa organização.

Separamos algumas para te dar de exemplo:

• Checklist com todas as ferramentas que vão ser utilizadas

Esse hábito irá evitar que o colaborador esqueça alguma das ferramentas que precisa.

• Comprovação por foto

Essa sugestão é uma das tendências para o atual mercado de trabalho: a automação dos processos.

No chamado “módulo de automação”, você pode criar formulários para o próprio colaborador responder, quando estiver em campo. 

Ou seja, você pode tornar obrigatório a comprovação de alguns fatores, como: o carregamento das ferramentas (solicitação de uma foto pra isso), finalização da assistência técnica e como ela foi (solicitação de uma resposta por foto).

Dessa forma, o próprio motorista colabora com a organização da operação.

Genial, não é?

Como garantir que tais fatores sejam colocados em prática?

Por fim, devemos afirmar que para garantir que os fatores apresentados sejam colocados em prática, você deve contar com o sistema de rastreamento veicular e de automação.

Além disso, manter o monitoramento sobre os motoristas e o acompanhamento do progresso de cada um também é muito importante.

Alie essas ferramentas à política de frotas e a sua empresa terá muito êxito!

Para te ajudar na criação das regras para operações de assistência técnica, disponibilizamos um modelo de política de frotas para você baixar! 

Ele é editável, para que você estabeleça as regras segundo o modelo do seu negócio e com base em suas necessidades!

Aproveite!

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Tag: assistência, frota, manutenções, política de frota, produtividade