Empresas que possuem uma frota veicular para fazer atendimentos precisam sempre buscar novas estratégias para melhorar a produtividade da frota, e isso inclui observar métricas essenciais das operações, como o tempo de atendimento.

ÍNDICE

• Tempo de atendimento: o que é e qual sua importância?
• Automação: melhore a produtividade da sua equipe com a regra de parada em destino específico!

Quem trabalha no segmento entende o quão complicado é definir, com 100% de certeza, um tempo de atendimento padrão e ideal para todos os clientes. Facilitaria muitas coisas, mas no dia-a-dia sabemos que não é assim que funciona.

Existem clientes que naturalmente demandam mais tempo de atendimento e é papel do gestor organizar sua gestão de frotas e determinar um tempo de atendimento específico para cada um daqueles clientes que precisam de uma atenção especial.

Nesse sentido, desenvolvemos esse artigo para que você entenda a importância de controlar o tempo de atendimento dos clientes e o impacto positivo dessa ação na produtividade da frota. Boa leitura!

Tempo de atendimento: o que é e qual sua importância?

De maneira simples, o tempo de atendimento é uma métrica que mede o tempo necessário que seu motorista precisa para atender cada cliente. Porém, o tempo de atendimento varia dependendo da situação e do cliente.

Na hora de decidir o tempo de atendimento, é preciso levar em conta as demandas que precisam ser resolvidas pelo colaborador naquele destino específico. 

Compreender que esse tempo varia consideravelmente conforme a situação e as particularidades de cada cliente. Vale lembrar que a contagem inicia no momento em que o colaborador estaciona no destino e termina quando reinicia a viagem.

A seguir, conheça 3 benefícios ao definir um tempo de atendimento para clientes específicos:

Qualidade do serviço

A definição do tempo de atendimento está diretamente ligado com a qualidade do serviço oferecido e, por isso, precisa ser observado, medido e gerenciado.

Um tempo de atendimento superior ao tempo previsto, pode ser um sinal de falta de planejamento. E em planejamento é necessário considerar inclusive os imprevistos.

Uma gestão de frotas de qualidade precisa ter os processos alinhados, com um tempo de atendimento definido por destino específico e colaboradores preparados para resolver com agilidade as demandas do cliente.

Autonomia do colaborador

Além da qualidade, o tempo de atendimento também reflete na autonomia do colaborador para atuar em campo.

Se a sua empresa realiza operações logísticas que não variam de modalidade, e seus motoristas têm tido um tempo de atendimento muito variado, isso pode ser um sinal de uso indevido do veículo da empresa, como a prática de ociosidade.

O ideal é que o próprio colaborador desenvolva uma autonomia para resolver as demandas dos clientes e consiga fornecer todas as informações que ele precisa.

Aumento da produtividade

É nesse ponto que se encontra o maior benefício de se definir o tempo médio de atendimento de alguns clientes específicos. 

Ao analisar o desempenho individual de cada colaborador, você consegue ver quais demoram mais e quais demoram menos. A partir disso, você pode corrigir a conduta da sua equipe e, consequentemente, melhorar a produtividade da sua equipe.

O problema pode estar na falta de motivação do colaborador, que resulta em atendimentos lentos e não-assertivos. Na definição de um tempo de atendimento especial para cada tipo de cliente; principalmente aqueles que têm demandas que precisam receber uma atenção maior.

Se for esse o seu caso, então busque ter a tecnologia como um aliado da sua gestão de frotas. Hoje em dia já existem sistemas modernos que permitem que você defina o tempo de atendimento por destino específico. Interessante, não é mesmo?

4 Formas de aumentar a produtividade da frota

Agora que você compreende a relevância da gestão de tempo, abordaremos sugestões práticas que os gestores podem adotar para otimizar suas frotas e aumentar a produtividade, trazendo benefícios significativos para a eficiência operacional

Acompanhar as rotas em tempo real

Monitorar em tempo real as ocorrências nas rotas é crucial para impulsionar a produtividade da frota. Ao ter conhecimento imediato da localização dos motoristas e das atividades em campo, o gestor pode tomar decisões de forma ágil.

Esse controle não apenas facilita o problema, mas também possibilita prever situações antes que aconteçam. Dessa forma, em muitos casos, é possível evitar atrasos e garantir que as entregas sejam feitas no prazo certo. 

Planejamento das rotas 

Planejar rotas eficientes com o uso de um roteirizador é essencial para otimizar a frota de veículos e melhorar a eficiência das entregas. Essa ferramenta reduz o tempo, distância e custos operacionais. 

Com rotas bem definidas, o motorista recebe previsões de chegada e caminhos otimizados antes de iniciar as entregas, facilitando toda a operação e melhorando a satisfação do cliente.

Mantenha as manutenções da frota em dia

Manter a manutenção da frota é essencial para garantir a eficiência. A manutenção preventiva, evita problemas e reduz custos. Além disso, pequenos cuidados semanais, como calibragem dos pneus e níveis de fluidos, contribuem para o bom funcionamento dos veículos e economia de combustível.

Escolha o veículo mais adequado para o seu tipo de serviço

Selecionar os veículos adequados para sua frota é importante para aumentar a produtividade. Essa escolha depende de vários fatores, como o tipo de mercadorias, distâncias percorridas e o tamanho da frota. Adaptar a frota às demandas específicas pode otimizar a eficiência operacional.

Automação: melhore a produtividade da sua equipe com a regra de parada em destino específico!

Tendo em vista os problemas gerados pela não definição do tempo de atendimento específico para certos destinos, a RotaExata oferece o módulo de Automação.

O módulo de Automação tem como base o rastreamento veicular. É ele quem capta informações essenciais, como a posição do veículo, sua velocidade e quilometragem rodada. Também capta eventos de telemetria, como:

• Aceleradas bruscas;
• Freadas bruscas;
• Curvas bruscas.

A partir disso, a vida do gestor fica muito mais fácil, pois, ele precisa apenas registrar as regras para que o módulo de Automação fiscalize e, automaticamente, mande notificações para o gestor da frota e colaborador que violou a regra.

Ao invés de o gestor ter que olhar no sistema e, manualmente, validar más condutas dos colaboradores, como um tempo de atendimento desnecessariamente alto, com o Automação RotaExata, esses processos são automatizados.

Essa funcionalidade permite que checklists sejam criados para auxiliar na organização de tudo o que precisa ser feito antes de começar as rotas, registrar entregas, registrar serviços realizados e registrar até mesmo justificativas pela demora no cliente, entre muitos outros usos!

Na prática, é simples: com a regra de parada em destino específico, você pode estipular que determinado cliente deve ser atendido em 20 minutos e outro, em 40 minutos… 

Você também pode usar a regra de parada em destino específico para conferir se seus motoristas estão respeitando o horário estipulado para refeições e descanso.

As possibilidades são infinitas! É você quem usa e adapta às regras da maneira que mais fizer sentido para a sua gestão de frotas.

Vale ressaltar que toda a validação é feita pelo local que o veículo está, ou seja, não é necessária uma ação manual do motorista para registrar a chegada ao destino específico. 

O sistema valida o local que o veículo da empresa está e o tempo parado. Caso o tempo passe do que foi estipulado, o sistema notifica automaticamente o gestor da frota, e envia uma pendência para o colaborador que fica aberta até ser respondida.

As pendências podem ser, por exemplo, justificativas escritas sobre a demora no atendimento das demandas daquele cliente. Você também pode coletar assinaturas via preenchimento de formulário.

As ferramentas do novo módulo de Automação são inteligentes e permitem que você colete diversas informações, entre elas:

• Fotos e imagens;
• Assinatura do cliente;’
• Data e hora;
• Texto livre, números;
• Lista de opções;
• Inúmeras maneiras de captação!

Além disso, com o módulo de roteirização, é possível agendar visitas com detalhes sobre data, tempo de permanência e a escolha do melhor veículo para cada rota. Você pode selecionar o ponto de partida para otimizar o trajeto.

O roteirizador cria rotas eficientes, visando o menor tempo possível e máxima agilidade. Isso proporciona uma experiência positiva para o cliente, garantindo um serviço ou entrega mais eficaz.

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Tag: automação, gestão de frotas, ociosidade, planejamento logístico, produtividade, produtividade da frota, regra de parada em destino específico, telemetria, tempo de atendimento, tempo médio de atendimento, uso indevido do veículo