Uso pessoal do veículo da empresa: como monitorar?

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É comum o fato de algumas empresas permitirem o uso pessoal do veículo da empresa, por parte dos motoristas.

Aliás, isso inclui levar o veículo corporativo para a casa do colaborador, utilizá-lo para fins particulares e realizar rotas e trajetos longos, por exemplo.

Nesses casos, é necessário que você tenha alguns cuidados para não sofrer prejuízos, uma vez que essa prática possui vantagens e desvantagens.

Sendo assim, se você optar por permitir o uso pessoal do veículo da frota, é necessário que haja um acordo - com regras e condições - entre a sua empresa e ele, para que o seu negócio se proteja efetivamente das desvantagens.

Neste artigo, preparamos um conteúdo completo, para te auxiliar e instruir no que deve ser feito. Assim, a imagem da sua empresa continuará intacta, e sua produtividade e economia não serão abaladas. Confira!

AS VANTAGENS E DESVANTAGENS DO USO PESSOAL DO VEÍCULO DA EMPRESA

Ao permitir que os motoristas façam o uso pessoal do veículo da empresa, tenha em mente que existem prós e contras envolvidos nesse processo.

Como os veículos da empresa são propriedades corporativas, saiba que ao permitir o uso pessoal do motorista, é importante estabelecer de forma clara as responsabilidades por parte dele também, para que não haja prejuízo para o seu negócio.

Confira os principais prós e contras:

Vantagens do uso pessoal do veículo da empresa

As vantagens são restritas a certas situações, como te explicaremos detalhadamente abaixo.

Ganho logístico

A principal vantagem de permitir o uso pessoal do veículo da empresa é o ganho logístico.

De fato, no cenário em que o colaborador mora longe da empresa, ou até mesmo em outra cidade - o que é muito comum para as corporações que trabalham com vendas - há ganho de tempo e economia nessa prática.

Além do mais, se o colaborador mora em uma localidade próxima ao cliente que irá atender ou visitar, vale a pena deixar o veículo na casa do motorista, por exemplo.

Assim, você economizará no deslocamento - que seria maior e exigiria custos mais elevados com combustível.

Economia no caso das empresas pequenas

Outro caso possível - que gera vantagens - é quando a empresa é muito pequena, e por isso, não possui estacionamento próprio para a frota.

Pode-se tornar mais seguro deixar os veículos para pernoitar na casa dos próprios funcionários, do que alugar ou até mesmo adquirir um estacionamento - em especial se a empresa ainda é menor.

Nessas situações citadas, há vantagens. Porém, são casos isolados e bastante específicos, em que você economizaria realizando essa prática.

Desvantagens do uso pessoal do veículo da empresa

Quanto aos contras relacionados ao uso pessoal do veículo da empresa, o cuidado e a sua atenção devem estar redobrados.

Como comentamos no início desse texto, é comum que haja uso indevido do veículo nessas situações, cujo resultado são os prejuízos, tanto na gestão de sua corporação, quanto em relação à visão que os seus clientes - e possíveis clientes - têm do seu negócio.

Dentre as principais desvantagens, estão:

Má conduta do motorista

O principal contra - e infelizmente o mais recorrente - é a má conduta por parte do motorista, que por estar utilizando o veículo - na maioria das vezes sem um monitoramento da empresa - comete algumas práticas inaceitáveis, que cumulam em gastos exagerados.

Por exemplo, se o condutor sabe que não há um controle sobre o veículo e muito menos o monitoramento da sua conduta, a possibilidade da condução ser feita da maneira que ele desejar é grande.

Isso acarreta prejuízos com manutenções corretivas, multas e até mesmo acidentes.

Essa direção ofensiva causa muitos gastos - que poderiam ser evitados - e prejuízos financeiros para a sua empresa.

Além disso, as infrações podem resultar em multas, que por serem realizadas no veículo corporativo - propriedade da empresa - são de responsabilidade dessa, que deve arcar com as consequências e os custos.

Em casos mais graves, o uso indevido do veículo pode causar acidentes, cujos custos não são restritos apenas para o pagamento das multas, mas também para o conserto do veículo - e em alguns casos, para a manutenção do outro veículo envolvido no acidente.

Consequências jurídicas

Há algumas consequências graves no caso dos acidentes também.

Segundo o Código de Trânsito Brasileiro (CTB), se a frota for própria da empresa e o acidente ocorrer - mesmo por descuido do motorista - a responsabilidade é da empresa, portadora do veículo.

Sendo assim, é você quem deve arcar com os custos e, em casos mais graves, causas jurídicas relacionadas à vítima.

Caso isso ocorra em horário que não seja de expediente do seu colaborador, isso precisa ser bem acordado entre as duas partes.

É comum que não haja uma oficialização do uso pessoal do veículo da empresa, e assim, toda a responsabilidade e os prejuízos são atribuídos puramente à empresa.

Consumo exacerbado de combustível

Outra desvantagem é o consumo elevadíssimo de combustível.

Se a sua empresa não monitora o uso pessoal do veículo da empresa por parte do seu colaborador, e não há um acordo com o motorista acerca das normas e condições para isso ocorrer, é provável que ele vá utilizá-lo com bastante frequência, o que gerará - por consequência - grandes custos com combustível.

Esses gastos poderão aumentar ainda mais, caso o motorista desrespeite a regra de limite de velocidade, por exemplo.

Em um estudo realizado pela revista Quatro Rodas, foi revelado que a velocidade pode aumentar os custos com combustível em até 103%.

Ou seja, você só verá o prejuízo no final do mês, quando for contabilizar seus custos.

Ademais, outro aspecto em que você precisa prestar a atenção é a liberdade que você dá ao seu colaborador.

Se você permite o uso do veículo para fins pessoais, sem a imposição de regras e condições, o motorista pode acabar ultrapassando seus direitos.

Assim pode utilizar o veículo da empresa para uso próprio até mesmo em horário de trabalho, realizando trajetos para destinos com intuitos particulares, em uma prática que chamamos de “desvio de rota”.

Veículo plotado envolvido em infrações

Por último, atente-se em algo importante: seus veículos são plotados?

Se sim, seu cuidado em autorizar o uso pessoal do veículo da empresa deve ser ainda maior.

Caso o condutor se envolva em infrações ou faça itinerários para lugares inapropriados, a plotagem do veículo denunciará que é sua propriedade, e a imagem manchada será a de sua empresa, não do condutor em si.

É extremamente fundamental que você zele pela imagem do seu negócio, pois isso reflete na prospecção de novos clientes, e até mesmo na permanência dos seus clientes antigos e leais.

Por isso, mostre uma postura profissional por meio dos seus veículos, que precisam estar sempre bem conservados, conduzidos apropriadamente e longe de infrações ou casos ilegais.

Cuidar com a sua reputação é indispensável, para que os comentários a respeito da sua empresa sejam sempre positivos, e você não perca vantagem competitiva.

Sendo assim, para concluir as vantagens e desvantagens do uso pessoal do veículo da empresa, lembre-se sempre disso: é responsabilidade da empresa a posse dos veículos, e por essa causa, é ela quem irá responder por eles.

Além disso, a frota é um bem do seu negócio, e sem dúvidas afeta nas finanças da sua corporação. Sendo assim, o cuidado deve ser tomado!

Esse zelo e controle podem ser efetivos por meio do monitoramento veicular, como discorreremos abaixo.

COMO O MONITORAMENTO PROTEGE O VEÍCULO DA EMPRESA?

O monitoramento veicular pode evitar muitos prejuízos para a sua empresa, isso porque é por meio dele que você adquire controle sobre a frota e sobre a conduta dos seus motoristas.

Caso você dê a permissão para os seus colaboradores realizarem o uso pessoal do veículo da frota, atente-se em monitorar bem a sua conduta e os seus destinos, e não se esqueça de impor regras nesse processo.

Você precisa garantir que não haja confusão de uso, deve criar regras técnicas para exercer um monitoramento prático e automático para o cumprimento dessas normas.

É aí que entra a formalização do processo, que pode ser feito por meio de um termo entre o motorista e a sua empresa, contendo as normas, condições e as regras indispensáveis para o uso pessoal do veículo.

Discorreremos mais sobre isso ao longo do artigo.

Para exercer um monitoramento eficaz, é ideal a contratação de um sistema de rastreamento veicular, visto que nele há ferramentas específicas para registro e armazenamento de informações essenciais.

Esses são: dados de localização, os eventos de telemetria - como acelerações, desacelerações e curvas bruscas, por exemplo - e os itinerários realizados pelos motoristas.

Dentre as funcionalidades que irão te ajudar a exercer um bom monitoramento, estão as seguintes:

Armazenamento dos dados de localização

Como o uso pessoal do veículo da empresa ocorre fora do expediente - e você provavelmente não estará acompanhando os trajetos em tempo real - a funcionalidade de registro e armazenamento é bastante eficiente.

Por meio dele, você pode ter acesso a essas informações a hora que quiser, sem que elas sejam modificadas ou perdidas. Basta acessar o sistema e conferir os eventos que ocorreram fora do horário de trabalho.

Conferindo essas informações, você também confirma se as normas e regras impostas no termo entre a sua empresa e o motorista estão sendo cumpridas.

Regras de rastreamento

As regras de rastreamento são normas que você mesmo impõe e registra dentro do sistema, segundo as suas necessidades e valores da sua política de frotas.

Para garantir o cumprimento do acordo e também evitar infrações, multas e até mesmo acidentes com o veículo da empresa, você pode atribuir regras como:

Limite de velocidade:

Delimitando um limite para a velocidade, você garante que os condutores evitem riscos, tanto em relação às infrações - que cumulam em multas e pontos na CNH - quanto aos perigos dos acidentes de trânsito.

Localidades permitidas:

Quanto aos locais proibidos ou permitidos, você também pode criar as chamadas “cercas virtuais”, regiões no mapa, que você mesmo delimita.

Além de haver um registro no sistema - caso essa regra não seja obedecida - você também é notificado no mesmo momento.

As cercas são importantes também para evitar que o motorista vá a regiões perigosas da cidade, onde há riscos de furtos e riscos de danos ao veículo, os quais podem influenciar na produtividade das operações.

Determinar horário para utilização do veículo da empresa: outra regra contida no sistema diz respeito ao período de tempo em que o motorista pode utilizar o veículo.

Além de impor essa norma no acordo entre empresa-motorista, você pode criar essa regra dentro do software, para assim ser notificado caso o condutor esteja dirigindo em um horário proibido.

Com essas ferramentas, você estará exercendo um monitoramento adequado, e evitando que haja prejuízos por conta do uso pessoal dos veículos da empresa. Quem estará no controle será você!

Módulo de automação

No sistema, existe um módulo em que há a participação ativa do motorista, que fornece e avalia as informações juntamente com você.

Dentro dele, você pode criar checklists para os motoristas preencherem nos dias atribuídos por você - de preferência, antes e depois que ocorrer o uso pessoal do veículo da empresa.

Nessa checklist, haverá informações essenciais relacionadas ao veículo, como o estado das peças e a situação do combustível, por exemplo.

Por meio dela, você compara a situação antes e depois do uso e verifica o que aconteceu durante o intervalo em que o motorista utilizou o veículo para fins pessoais, assim garantindo que ele esteja seguindo corretamente as normas elaboradas.

E o melhor: por essa funcionalidade ser vinculada às regras de rastreamento, essas servem como gatilhos para o envio automático dos formulários.

É uma forma prática e inovadora de gerir processos!

QUAL A MELHOR FORMA DE CONCILIAR USO PESSOAL X USO PROFISSIONAL DOS VEÍCULOS DA EMPRESA?

Por fim, queremos relembrar: caso você permita o uso pessoal do veículo da empresa, não se esqueça de impor regras nesse processo!

Para que isso aconteça, você precisa oficializar a sua permissão para com o motorista.

O que acontece frequentemente é a informalização desse processo, que é acordado apenas verbalmente, via boca a boca, e assim, não há uma garantia efetiva do cumprimento das regras.

Para a resolução disso, geralmente há desgastes, problemas e muito tempo perdido, o que com certeza você deseja evitar.

Dessa forma, o ideal é formalizar isso por meio de um documento, flexível para a sua empresa, suas normas e sua política de frotas.

Sabendo que muitas empresas ainda precisam - por conta de necessidades - deixar seus veículos sob responsabilidade dos motoristas, ou até mesmo permitem isso por preferência, elaboramos um termo de oficialização, um documento onde estarão contidas suas regras e condições.

Nele, você pode colocar normas como: período de tempo permitido para utilização do veículo, limite de velocidade, localidades permitidas, e até mesmo alguns cuidados para a conservação do veículo.

Ademais, você também pode acordar com o motorista uma responsabilidade parcial em relação ao veículo, para que em casos de infrações ou acidentes, ele também arque com as consequências, e o prejuízo não seja integralmente da sua empresa.

Você pode fazer o download desse termo, aqui embaixo:

BAIXAR TERMO DE OFICIALIZAÇÃO PARA USO PESSOAL DO VEÍCULO DA EMPRESA

No mais, nos despedimos por aqui. Se você ficou com alguma dúvida, deixe aqui nos comentários. Te responderemos o mais rápido possível!

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